Externalisation de vos prestations UX, est-ce une bonne idée ?
L’externalisation, ou outsourcing, consiste à recourir à un prestataire externe, ou outsourceur, qui peut être une équipe, une société ou un professionnel indépendant, pour lui confier certaines fonctions inhérentes à l’activité de l’entreprise.
L’externalisation des prestations UX constitue une solution intéressante pour certaines entreprises qui cherchent à étendre leurs activités en déléguant certains projets UX à des professionnels compétents. Ce qui leur permet d’optimiser leurs marges de profits et de profiter de meilleures économies sur les coûts et les délais de livraison.
En revanche, d’autres entreprises estiment que l’outsourcing semble une alternative défavorable, vu la difficulté de trouver rapidement des talents qualifiés et le grand risque de tomber victime d’arnaques.
Mais, est-ce que l’externalisation des prestations UX est une bonne idée ?
Pourquoi opter pour l’externalisation des prestations UX ?
L’UX design évolue constamment au gré de l’évolution des besoins des utilisateurs et de leurs tendances d’usages. Il y a autant d’optimisations et de nouveautés dans la conception UX qui s’imposent et se développent sans cesse, pour parfaire l’expérience utilisateur. Tel est l’exemple de la recherche vocale, la conception 3D, la réalité virtuelle (VR), la réalité augmentée (AR), etc.
Dans cette optique, il est important de mener une veille permanente sur les évolutions citées, en plus d’une mise à niveau continue des connaissances et du savoir-faire de l’équipe UX externalisée, afin de s’aligner sur ces tendances.
Vu que plusieurs interactions avec le produit et l’entreprise deviennent digitalisées, le besoin de concevoir une expérience utilisateur innovante devient capital. En conséquence, certaines entreprises choisissent de s’orienter vers l’externalisation de leurs prestations UX.
Il y a plusieurs contextes qui poussent une entreprise à externaliser un projet UX, tels que :
- Une enseigne de petite taille qui emploie un seul UX designer peut opter pour ce choix, afin d’alléger le travail de ce dernier et pouvoir travailler sur un projet de grande envergure.
- Une entreprise de grande taille qui juge que son équipe UX ne dispose pas du temps nécessaire pour prendre en charge une prestation urgente. Autrement, elle peut déléguer les petits projets à des prestataires externes, afin de concentrer le focus de son équipe sur un projet plus important.
- Une forte rotation dans l’équipe interne ou un manque dans l’occupation de certains postes. Donc, au lieu de gaspiller du temps à la recherche des candidats idéaux et de perdre en parallèle plusieurs opportunités, il est pertinent de faire appel à des outsourceurs compétents pour combler ce vide et chasser les belles affaires.
- La conception d’un produit compliqué. Dans ce cas, il est intéressant de supporter les efforts de l’équipe UX interne par les compétences de concepteurs externes pour trouver rapidement une solution innovante au problème de conception et concevoir un produit plus performant.
- Le besoin de travailler en parallèle sur plusieurs projets, dans la perspective d’agrandir son portefeuille client et de développer sa notoriété.
- Le besoin d’accomplir des prestations temporaires pour des clients irréguliers. Dans ce cas, la sous-traitance représente un choix optimal pour éviter d’engager des employés à temps plein pour des projets à court terme.
- Une start-up peut externaliser la phase initiale de la conception de son MVP. Cette dernière manque souvent de l’expérience nécessaire pour soigner certains détails incontournables permettant de livrer un MVP plus convaincant. Pour cette raison, l’externalisation constitue une solution efficace à cet effet.
- La refonte d’un design UX avec une nouvelle approche de conception et de nouvelles idées issues d’experts externes, pour donner un nouvel élan au produit/service envisagé.
Les besoins d’outsourcing varient selon les objectifs prévus et les cas d’usage. Suivez dans ce qui suit les avantages et les inconvénients de cette alternative.
Les avantages d’externaliser vos prestations UX
L’externalisation peut offrir ces avantages :
- Augmenter vos sources de revenus.
- Se référer à des experts spécialisés et expérimentés pour profiter de leur talent. Ainsi, vous pouvez piloter plusieurs projets avec plus de confiance.
- Accélérer le lancement d’un nouveau produit en renforçant les capacités de votre équipe interne par des talents externes qualifiés. Vous pouvez tirer profit de l’expérience de ces derniers qui ont déjà travaillé sur de nombreux projets et disposent de connaissances approfondies et des bonnes pratiques pour gérer convenablement les urgences et mener à bien le projet.
- Développer votre compétitivité et booster votre position concurrentielle.
- Profiter de la pluridisciplinarité et de l’agilité d’une équipe UX externe, qui associe les compétences de plusieurs disciplines: UX designers, UI designers, UX writers, UX Researchers, etc. Une telle collaboration permet de renforcer l’intelligence collective de votre entreprise et de bénéficier de la diversité des profils, des idées et des qualités de ces professionnels, pour concevoir un produit plus innovant.
- Développer la créativité de votre entreprise en externalisant certaines prestations. Cela permet de décortiquer les projets avec un œil extérieur et d’y apporter un nouveau souffle qui rompt avec la monotonie avec laquelle votre organisation réalise son travail.
- Favoriser l’apprentissage de nouvelles compétences et pratiques grâce à la collaboration avec une équipe UX externe expérimentée.
- Bénéficier d’un meilleur gain de temps en livrant le projet dans le délai convenu. Cela constitue un bon signe pour votre crédibilité et vous aide à gagner la confiance de votre client.
- Réaliser des économies sur le coût de la prestation UX, surtout, si vous la confiez à un prestataire externe travaillant à distance. En effet, la délocalisation des services dans des pays où les avantages fiscaux sont plus intéressants aide sensiblement à diminuer la masse salariale et les coûts de recrutement en interne, pour publier des offres d’emploi, recruter de nouveaux talents et former des employés.
Il est important de signaler que l’embauche d’un designer UX chevronné en interne s’accompagne de certaines charges imposantes qui peuvent peser lourd sur le budget des startups et des petites entreprises. Ces charges concernent par exemple les avantages sociaux, les logiciels de design, etc.
De plus, la présence d’un UX designer en interne signifie que ce dernier travaille à temps plein et il doit avoir toujours des missions à accomplir, ce n’est pas souvent le cas pour les jeunes entreprises qui viennent de démarrer leur activité.
- Profiter de tarifs contractuels transparents qui ne cachent pas de mauvaises surprises après la conclusion du contrat d’outsourcing et qui s’adaptent à l’évolution du champ d’interventions prévues.
- Aider vos collaborateurs à se concentrer sur leurs compétences de base. Par exemple, si votre agence est spécialisée en design graphique ou en développement web, vous n’êtes pas obligé d’assigner votre webdesigner pour piloter un projet UX.
Votre web designer ne sera pas capable de remplir adéquatement tous les rôles UX, car le design UX est un domaine colossal qui allie plusieurs disciplines pour construire une expérience complète, telles que : l’UX research, le design d’interaction, le prototypage, l’ergonomie IHM, la conception graphique, le test utilisateur, etc. Aussi, votre collaborateur ne parviendra pas à tout gérer, surtout, s’il n’est pas familiarisé avec l’UX design.
Grâce à l’externalisation, vous donnez l’occasion à vos designers de mettre tout leur focus sur leur cœur de métier et d’engager complètement leurs efforts, temps et motivation dans leurs projets.
- Déléguer les tâches chronophages pour se concentrer sur des missions plus valorisantes.
- Éviter de sous-estimer ou de surestimer le nombre de professionnels nécessaire à la prestation UX à externaliser. Le fait d’outsourcer une charge de travail, assure d’embaucher le nombre adéquat d’experts UX et de bénéficier d’une meilleure flexibilité au niveau de leur disponibilité et du temps requis pour accomplir la mission.
- Conclure un contrat d’externalisation à la demande qui inclut des clauses adaptées à vos objectifs.
- Étendre votre notoriété en embauchant des prestataires externes distants. Cela vous aide à faire connaître votre organisation et vos services en dehors de votre pays et de toucher un public plus large.
- Profiter de l’absence des barrières géographiques, vous permettant de vous ouvrir sur des collaborations distantes profitables.
- Assurer la continuité du projet quelles que soient les circonstances : absentéisme au travail, un conflit au sein de l’équipe interne, etc.
Les inconvénients d’externaliser les prestations UX
Voici les principaux inconvénients qui peuvent découler de l’externalisation des prestations UX :
- La réalisation d’un travail de qualité moyenne ou médiocre, dans le cas où vous engagez des professionnels non compétents, qui proposent des prix bas, dans le but de réaliser un gain financier. C’est vrai que vous pouvez profiter d’un service moins cher, mais cela sera au détriment de votre crédibilité et pourra nuire gravement à votre réputation.
- Une communication non-synchrone avec l’équipe externe, notamment, à cause du manque de temps ou d’interlocuteurs internes entièrement disponibles pour échanger avec cette dernière et contrôler l’avancement du projet.
La communication avec des prestataires distants peut être paralysée à cause de la différence au niveau du fuseau horaire. Cette discordance dans le temps peut augmenter le stress dans le travail et générer des retards au niveau des feedbacks à rendre au client.
- Les différences géographiques, linguistiques et culturelles constituent de grands obstacles à une collaboration fructueuse.
- Une communication défectueuse et non permanente avec les autres parties prenantes, comme le product owner, le product manager et le client, peut engendrer des malentendus et des erreurs dans la conception.
- Le recours à un prestataire externe qui travaille avec des moyens technologiques de performance limitée peut freiner l’avancement du projet.
- La difficulté d’assurer une sécurisation solide des données du projet externalisé. En effet, le projet de design UX implique que le client fournit le plus d’informations, même les plus granulaires, dans l’objectif de concevoir un produit parfaitement centré sur l’utilisateur.
Le fait de confier un projet à une personne que vous ne connaissez pas peut mettre en péril la confidentialité de certaines informations privées, surtout, si le prestataire exerce dans un pays ayant un faible niveau de cybersécurité.
- La difficulté de gérer les imprévus, surtout dans le cas de collaboration avec une équipe distante.
- Le risque de non respect des délais convenus, ce qui peut réduire la confiance dans vos services et entacher votre réputation.
- La complexité de recrutement de candidats qualifiés. Cette tâche implique un investissement conséquent en temps et en argent pour trouver la perle rare et éviter d’être embobiné par des arnaqueurs.
Dans le but d’éviter ces constats, il est important de dresser une roadmap claire pour externaliser en toute sécurité vos prestations UX sur le long terme.
Des conseils pour recruter le bon prestataire UX
Voici quelques conseils pour viser le bon outsourceur :
- Étudier judicieusement le contexte d’externalisation (les coûts potentiels, le pays d’outsourcing, les fonctions à outsourcer, le budget, etc).
- Évaluer minutieusement le profil et les performances du prestataire visé : sa nationalité, ses tarifs, ses compétences, etc. Par exemple, vous pouvez visiter son site et ses réseaux sociaux, pour consulter son portfolio et vous faire une idée de ses expériences, de ses clients et de ses interventions.
- Discuter avec votre équipe interne afin de mettre vos collaborateurs dans le bain et éviter les préjugés et les mésententes.
- Mener une négociation contractuelle rigoureuse qui garantit le bon déroulement de la mission et des conditions favorables au prestataire externe pour travailler dans le confort. Le contrat d’externalisation permet d’identifier les droits et les devoirs de chaque partie et de préserver mutuellement tous les intérêts.
- Discuter les accords relatifs aux droits de propriété intellectuelle du design UX afin d’éviter les risques relatifs à un usage abusif de la conception élaborée.
- Établir un cahier de charges clair et détaillé qui renseigne sur les besoins du client, les conditions et les contraintes du déroulement de la mission et les délais de livraison prévus.
Mot de la fin
L’externalisation des prestations UX représente une aubaine pour certaines entreprises et inopportune pour d’autres. En effet, elle constitue une alternative pertinente pour réaliser de meilleures économies sur le coût et le temps de l’accomplissement de la prestation UX. Cela permet aussi de profiter de l’expérience des prestataires externes et de gérer de grands projets ou une charge de travail supplémentaire. Ce qui garantit de maintenir les anciens clients et d’attirer de nouveaux prospects.
Certaines agences UX s’orientent vers l’externalisation pour gérer le délai serré de livraison du projet et affirmer leur professionnalisme aux yeux de leurs clients.
Par contre, l’externalisation peut devenir un pépin lorsqu’on choisit de collaborer avec une équipe incompétente, dans l’intention de réaliser plus de gains.
by 
