Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement UX ?
Le rapport d’étonnement UX sert à récupérer les retours d’un salarié concernant une nouvelle situation qu’il expérimente au sein de son entreprise, telle que l’occupation d’un nouveau poste, le changement de service ou la reprise du travail.
Ce document permet à l’employé d’exprimer librement ses premières impressions (ou points d’étonnement) et ses critiques durant ses premières semaines de travail. C’est pourquoi ce document se caractérise par un aspect subjectif qui se rapporte à la perception de ce dernier de l’environnement du travail.
D’un autre côté, le rapport d’étonnement peut être employé de façon objective par l’entreprise pour optimiser sa stratégie de recrutement et de communication interne.
Découvrons dans cet article pourquoi ce document est important et comment rédiger un rapport efficace?
C’est quoi un rapport d’étonnement UX ?
Le rapport d’étonnement UX est établi généralement par une nouvelle recrue pour décortiquer de façon spontanée et effective l’environnement de travail et la culture de l’entreprise. A travers cette vision subjective, l’entreprise peut valoriser ses points forts qui suscitent la satisfaction du nouveau salarié.
Ce rapport aide aussi l’organisation à identifier les dysfonctionnements existants ou potentiels qui procurent l’inconfort du nouveau collaborateur. Ainsi, ce document sert de guide performant pour orienter la société vers les meilleures améliorations à réaliser pour combler ce constat.
Dans le contexte d’un nouveau recrutement, l’entreprise peut faire confiance à la critique neutre prescrite dans ce rapport, qui dérive d’une vision extérieure à son environnement interne.
Pourquoi établir un rapport d’étonnement UX ?
Le rapport d’étonnement UX est rédigé par le salarié dans l’intention de :
- L’aider à réaliser une auto-évaluation de son rendement et de ses initiatives pour réussir son intégration,
- L’aider à mettre le focus sur les aspects à améliorer, les informations qu’il doit rechercher et en disposer, les compétences qu’il doit booster pour s’adapter au poste occupé,
- Renforcer son implication dans l’équipe de travail. Ce qui permet par conséquent, de consolider son appartenance à l’entreprise et renforcer son envie d’apprendre et d’optimiser son efficacité.
Ce document est un instrument de valorisation efficace, qui démontre que l’organisation se soucie de ses employés, en situation de changement crucial. Cela prouve sa conscience de l’importance d’atténuer l’impact de ce changement, afin de mettre le salarié à l’aise et lui ouvrir le débat pour évoluer et s’intégrer plus facilement dans l’entreprise.
- Booster sa motivation pour devenir maître de son implication dans l’équipe, ce qui permet de renforcer son engagement et son sens de responsabilité.
D’un autre côté, ce rapport est destiné au chef d’équipe, au département RH ou à la direction, afin de :
- Évaluer la pertinence de la stratégie d’entretien et de recrutement de l’entreprise.
- Repérer les dysfonctionnements dans le processus de recrutement et dans l’organisation du travail, dans l’objectif de déceler les opportunités d’optimisation.
- Évaluer les compétences du salarié sur la période considérée, sur différentes dimensions : ses soft-skills, son relationnel, ses compétences techniques, etc.
- Attirer plus rapidement de nouveaux talents qualifiés. En effet, si le nouveau salarié est satisfait de son expérience, il n’hésitera pas à recommander l’entreprise à son entourage. Ce qui permet de diffuser de bons échos de la société et lui attirer plus facilement des candidats, dans le cadre d’une campagne de recrutement.
- Optimiser la stratégie de décision. Notamment, la société peut prendre en compte les retours issus des rapports d’étonnement pour chercher les meilleures techniques et stratégies permettant de faciliter l’intégration de nouvelles recrues et de booster la productivité collective.
Par exemple, l’entreprise peut décider de renforcer sa stratégie d’accompagnement des stagiaires et sa politique de formation. Cela dans l’objectif de développer des compétences en interne, afin d’évoluer et d’innover de manière plus rapide.
- Optimiser sa stratégie de communication interne pour consolider les liens au sein de l’organisation et fluidifier les rapports entre les collaborateurs et entre les employés et la direction.
Les premières impressions apportées par les nouveaux talents sont souvent avantageuses et donnent lieu à des idées novatrices permettant de favoriser la croissance de l’entreprise.
Quand élaborer un rapport d’étonnement UX ?
Le rapport d’étonnement UX est généralement élaboré à l’occasion d’intégration d’un nouveau talent au sein de l’équipe (onboarding RH). Cela dans le but de recueillir ses premières impressions, durant les premières semaines de son embauche. A travers ce document, la nouvelle recrue partage ses impressions, ses émotions, ses incertitudes et l’expérience qu’elle a vécue.
Ce document peut être attribué aussi aux alternants et aux stagiaires. L’objectif étant de recueillir le ressenti des ces nouveaux collaborateurs et d’appréhender leur nouvelle vision à propos du travail et des valeurs de l’entreprise.
Ce rapport peut être aussi établi dans le contexte d’une promotion hiérarchique. Dans ce cas, il sert d’un moyen utile pour observer les comportements de la compétence élue au nouveau poste et évaluer ses aptitudes à remplir pleinement sa fonction.
Le changement du mode travail représente un autre facteur pour demander aux salariés d’élaborer le rapport d’étonnement UX. Cela est valable, par exemple, lorsque l’entreprise décide de :
- Intégrer une nouvelle technologie, afin de moderniser sa méthodologie de travail. Tel est l’exemple de l’automatisation de certaines tâches ou de l’investissement dans un nouveau logiciel ou CRM.
- Opter pour le travail à distance, par le biais de visioconférence, téléconférence, messagerie instantanée, etc., notamment, suite aux mutations radicales générées par la pandémie de COVID 19.
- Remodeler l’espace de travail en optant par exemple pour la tendance éco-responsable, le design resimercial (qui allie le résidentiel et le commercial), la tendance du smart-office, etc.
Les remarques issues du rapport d’étonnement UX aident l’entreprise à établir un bilan holistique de la performance globale de son organisation et à rechercher les moyens requis pour renforcer la cohésion de ses équipes.
Comment élaborer le rapport d’étonnement UX ?
L’élaboration d’un rapport d’étonnement UX s’étale sur ces phases :
- Au démarrage de l’activité : l’entreprise doit présenter ce document à la nouvelle recrue et lui expliquer le motif derrière son élaboration. Notamment, elle doit lui expliquer :
– Comment remplir ce document, en démystifiant l’objectif de chaque rubrique.
– Comment mettre en place un planning efficace pour l’alimenter au quotidien, afin de décrire fidèlement son expérience durant les premières semaines qui suivent son embauche.
– Comment analyser et restituer ce document.
- Au cours du travail : l’entreprise doit contrôler le bon usage de cet outil et sa mise à jour de manière régulière par l’employé.
- L’évaluation des premières semaines de travail : cette évaluation vise à confronter le salarié avec son manager, dans le but de décortiquer le rapport établi et passer en revue les différents retours de l’employé.
Préciser les objectifs du rapport
Le manager de l’équipe ou le responsable de recrutement doit bien définir les objectifs d’élaboration du rapport d’étonnement UX, en se posant les bonnes questions, comme :
- Quelles sont les attentes de ce rapport ?
- Quelles informations souhaite-il récolter ?
- Pour quelles fins il envisage d’employer les retours collectés ?
Cette étape est très bénéfique au manager, pour pouvoir sensibiliser le nouveau salarié à la portée de ce rapport et lui expliquer explicitement l’importance de soigner l’élaboration de ce document.
Structurer le rapport
Le rapport d’étonnement UX doit être structuré à l’aide de rubriques, dans l’objectif de faciliter sa mise à jour par l’employé et son analyse dans la phase de restitution. Cette structuration permet de faire un rapport clair, agréable à lire et facile à comprendre.
Les rubriques couvrent les différentes étapes de recrutement, à savoir : la phase de recrutement, l’entretien d’embauche et la démarche d’intégration. Ces rubriques concernent aussi l’environnement de travail et tout ce qui s’y rapporte, comme les relations humaines au sein de l’équipe de travail, les relations avec le chef d’équipe et la direction, le poste occupé et les missions accomplies, etc.
On peut donc déduire que le rapport d’étonnement comprend différentes rubriques de différentes natures, on peut trouver des rubriques liées à l’aspect psychologique, d’autres liées à l’aspect technique, etc.
A chaque rubrique, le salarié doit indiquer si le poste occupé répond à ses attentes et évaluer le niveau de sa satisfaction à cet effet : est-ce qu’il est pleinement, moyennement ou agréablement satisfait ? Est-ce qu’il y a des déceptions ? Est-ce qu’il y a des ambiguïtés ? Bien évidemment, l’employé peut proposer des idées pour optimiser certains processus et combler certaines lacunes.
Dans ce but, il est recommandé de donner libre cours au salarié pour s’exprimer, de manière spontanée, avec son propre vocabulaire. Cela aide considérablement à récolter des impressions fidèles à la réalité et obtenir des informations fiables, permettant de rationaliser la prise de décision.
Réaliser le rapport d’étonnement UX
Le rapport d’étonnement UX fonctionne comme un journal de bord, qui est tenu régulièrement à jour par le salarié, dans lequel il enregistre, en toute transparence, ses constatations et ses critiques.
La trame du rapport contient généralement les rubriques suivantes :
- Une présentation du salarié : nom, prénom, poste occupé, la durée de la période d’essai, etc.
- L’accueil au sein du nouvel environnement de travail. Cette rubrique sert à recueillir des informations concernant les attentes, les satisfactions et les déceptions du salarié.
- Les points forts dans le nouvel environnement de collaboration, qui correspondent par exemple à la communication interne, les liens avec les collaborateurs et les managers, l’organisation du travail, etc.
- Les éventuelles améliorations que l’employé prévoit pour optimiser l’intégration et la collaboration d’un nouveau talent.
Synthétiser le contenu du rapport d’étonnement
Comme évoqué précédemment, la bonne organisation du contenu de rapport d’étonnement est indispensable, afin de faciliter l’analyse de ses rubriques. Cette analyse peut se faire :
- De manière individuelle par le salarié pour évaluer sa démarche durant la période écoulée.
- De manière collective, notamment à travers une réunion entre le salarié et son supérieur (ou la direction), dans le but d’expliquer activement certaines rubriques et démystifier certaines ambiguïtés, concernant ses besoins et ses attentes.
Cette analyse permet de divulguer certaines réalités et dysfonctionnements au sein de l’organisation, tels que :
- Le manque de circulation de l’information,
- L’écart flagrant dans la communication entre les employés et la direction,
- La difficulté de l’intégration au sein de l’équipe de travail.
Ces constats aident l’entreprise à se remettre en question, dans une démarche d’amélioration continue de sa performance.
Quelques bonnes pratiques pour établir le rapport d’étonnement UX
Dans l’objectif d’établir un rapport efficace, il est recommandé de :
- Tolérer la critique et encourager la libre expression du salarié. Cela est très important afin de faire émerger les besoins réels de ce dernier et vérifier, à une étape précoce, s’il est le candidat adéquat pour occuper le poste en question.
Par ailleurs, la libre expression débarrasse l’employé des tensions classiques correspondantes à l’occupation d’un nouveau poste, telles que la timidité et l’introversion. Cela représente une forte motivation pour quitter sa zone de confort et donner le maximum d’efficacité, bien qu’il soit récemment recruté.
- Étaler l’élaboration du rapport d’étonnement UX sur un intervalle de temps relativement long (qui dépasse généralement un mois). Cela dans le but de donner au salarié le temps nécessaire pour s’intégrer dans l’équipe et pour s’habituer au rythme et à la nature du travail.
Cette période d’essai varie selon plusieurs facteurs, tels que l’envergure du poste occupé, le profil de la recrue, les objectifs à atteindre, etc.
- Limiter au maximum le stress qui peut déstabiliser le nouvel employé et l’empêcher de faire son rapport dans de bonnes conditions.
Ces bonnes pratiques permettent d’établir un rapport clair pour les 2 parties : l’employé et le manager et simplifient considérablement son alimentation et son interprétation.
Mot de la fin
Le rapport d’étonnement est un outil stratégique pour favoriser l’évolution de l’entreprise en se basant sur les critiques constructives d’un nouvel employé ou d’un salarié en situation de changement radicale, comme l’occupation d’un poste de direction, l’introduction d’une nouvelle technologie, etc.
Ce document est rempli par le salarié, dans lequel il prescrit librement ses perceptions, ses critiques et ses attentes. Il sert d’un journal de bord, que ce dernier est tenu de le mettre régulièrement à jour, afin de constituer un rapport le plus complet possible.
Le manager, de son côté, profite de ce rapport pour ajuster certaines stratégies au sein de son organisation, qui sont généralement relatives à la communication interne, la facilité de circulation de l’information, les liens entre les collaborateurs, etc.
Les critiques spontanées et honnêtes des salariés sont d’une grande utilité pour aider l’entreprise à prendre du recul, afin d’explorer les véritables opportunités pour optimiser son fonctionnement et ses politiques.
Lire aussi :
by 
