10 tips pour réussir un atelier de co-conception
La co-conception est une méthode de Design Thinking qui vise à jauger l’efficacité du produit digital et son adéquation aux besoins des utilisateurs finaux. Cette activité se déroule lors d’un atelier de co-conception, qui est animé par des professionnels et qui réunit toutes les parties prenantes, y compris les clients.
Tous les participants s’impliquent dans une démarche participative (ou conception participative ou coopérative design) afin de trouver des solutions de conception pertinentes pour résoudre les problèmes soulevés, ainsi que de nouvelles pistes d’innovation pour améliorer la performance du produit numérique.
Qu’est ce qu’un atelier de co-conception ?
Un atelier de co-conception (co-création ou co-construction ou co-design) est un processus de conception collaboratif qui associe plusieurs expertises et compétences, à savoir :
- l’utilisateur final : qui apporte la connaissance client et son attitude envers l’expérience du produit.
- Les professionnels : qui apportent leur connaissance métier. Il est important de fédérer plusieurs profils (équipes : marketing, UX design, UI design, développement web, communication, etc.) autour du projet, dans l’objectif de partager une vision commune et holistique des attentes des utilisateurs. Cela aide aussi à booster le potentiel de créativité des membres concernés pour générer des idées riches et innovantes (thinking outside of the box).
L’atelier de co-création se base sur une démarche centrée utilisateur qui place l’usager final au cœur des débats, pour recueillir ses questions, ses besoins et ses visions. Cela dans l’objectif d’adapter les choix de conception à son profil.
L’atelier de design thinking se base sur le concept de workshop, afin de confronter les utilisateurs et UX designers, dans le but de collaborer ensemble pour aboutir
Le déroulement d’un atelier de co construction
L’animation de l’atelier
L’atelier de co-construction est animé par le chef du workshop qui se charge de diriger l’atelier. Il porte la casquette de facilitateur qui explique aux participants le contexte de la session de co-création, son déroulé et ses objectifs. Pour ce faire, il s’appuie sur un document qui détaille la démarche à appliquer pour mettre en œuvre l’atelier.
L’atelier de co-construction commence par une étape appelée “Opening/divergent”, pendant laquelle toutes les idées sont acceptées (y compris les pensées absurdes), sans restrictions ou critiques. A cet effet, l’animateur doit être doté d’un bon sens d’écoute pour pouvoir appréhender les pensées des participants en toute transparence. Il doit aussi les aider à s’exprimer librement pour formuler efficacement leurs idées.
De plus, l’animateur doit être neutre devant leurs propositions et il ne doit pas influencer leurs choix. Éventuellement, il peut être accompagné par un assistant pour l’aider à prendre des notes.
Explorer les idées
Cette phase correspond à l’étape : exploring/emergent, qui consiste à passer en revue les pensées générées, pour les tester, les affiner et déterminer celles les plus pertinentes, avec le consentement de tous les participants.
Converger vers une solution
Cette étape concerne la phase de closing/convergent. Elle vise à prioriser les idées retenues et à choisir celles qui doivent être transformées en solutions concrètes, en employant les techniques dédiées telles que le diagramme d’affinité ou le vote.
10 conseils pour réussir un atelier de co-création
Bien définir les enjeux de l’atelier de co-conception
La première étape pour réussir un atelier de co-construction consiste à définir le périmètre et les objectifs de l’atelier, à travers ces éléments :
- le problème à résoudre.
- L’animateur du workshop.
- La démarche à suivre pour mettre en œuvre l’atelier.
- Les outils et les méthodes à adopter.
- Les résultats escomptés.
- La durée de l’atelier et le temps nécessaire à consacrer à chaque activité.
Préparer à l’avance la logistique
La logistique est un élément crucial dans la réussite de l’atelier participatif. A cet effet, il doit être planifié à l’avance, à travers ces actions :
- inviter les participants, en leur envoyant des emails par exemple.
- réserver une salle à l’avance, qui doit être disponible le jour du déroulement de l’atelier et pendant toute la durée de l’animation. En plus, elle doit être accueillante et inspirante pour favoriser la génération de concepts novateurs.
- Les fournitures et les supports nécessaires pour la mise en place du workshop, comme les stylos, les crayons, le paperboard, les post-it, un minuteur, Cartes des Activités UX, etc.
- des collations : café, bonbons, mini croissants, des fruits, etc.
Bien connaître le profil des usagers
Il est indispensable de bien connaître les besoins et les usages des utilisateurs, pour pouvoir se poser les bonnes questions et faire émerger les problèmes réels de la conception.
Notamment, il est pertinent de répondre aux interrogations : quoi, comment, pourquoi ? pour analyser concrètement les émotions et les motivations de l’utilisateur, en identifiant :
- qu’est-ce que l’usager fait pour interagir avec le produit digital.
- Comment l’utilisateur manipule le dispositif digital : est-ce que ce dialogue requiert un certain effort ? Quel est son ressenti lors de ce dialogue (satisfait, mécontent, à l’aise, etc.) et quel est l’impact de cette interaction sur son état d’esprit ?
- Pourquoi l’utilisateur effectue une telle ou telle action pour échanger avec le système? A ce stade, il faut faire des hypothèses pour prédire les pensées et les motivations de l’utilisateur. Ces hypothèses seront par la suite confrontées à ce dernier pour identifier plus précisément ses besoins.
Bien planifier le plan d’animation
Le plan d’animation doit être en concordance avec les objectifs de l’atelier et le temps alloué pour la réalisation des différentes activités. Il doit être dosé de manière à allouer tout le temps nécessaire aux interactions des participants. Ainsi, il est approprié de :
- établir un ordre logique et cohérent entre les activités du workshop. De cette manière, les intervenants peuvent facilement se repérer à tout moment.
- Prévoir une animation rythmée et non monotone.
- Prévoir des mesures de rechange pour assurer la continuité du workshop dans les situations imprévues. Par exemple, il est pertinent de préciser les activités qui peuvent être interrompues par manque de temps et les activités qui peuvent être ajoutées s’il reste encore du temps libre.
Bien choisir la technique d’idéation
Les ateliers de co-conception se basent sur différentes techniques d’idéation pour pousser la réflexion collective et faire jaillir de nouvelles idées, telles que :
- Le brainstorming (ou remue-méninges ou tempête d’idées). Cette technique consiste à créer un grand flux de pensées, dans un délai déterminé, d’une manière fluide et sans aucune exclusion ou jugement destructif. Dans une étape suivante, ces idées sont critiquées par tous les participants pour sélectionner les plus intéressantes et les convertir en solutions effectives.
- Le brainwriting 6-3-5 : cet atelier se compose de 6 membres qui se chargent de générer des idées pour 6 problèmes relevés. Chaque participant dispose de 5 minutes pour proposer 3 pensées, à l’issue desquelles, il doit passer la feuille à son voisin et le tour est joué. Six tours suffisent pour créer une grande masse d’idées de conception.
- Les cartes cognitives représentent des outils efficaces pour schématiser d’une manière radicale l’expérience utilisateur. Il s’agit de placer l’utilisateur au centre de la représentation graphique et les problèmes et les idées d’optimisation autour.
Dans certaines conditions défavorables, comme la pandémie COVID-19, il est possible d’organiser un atelier de co-création, en visio, pour garantir la sécurité des participants. Il existe plusieurs outils qui peuvent être utilisés pour faciliter l’animation à distance, tels que zoom ou skype.
Activer le rôle de (des) l’animateur(s)
L’animateur doit assurer une présence active pendant le déroulement de l’atelier pour assister les intervenants, mais sans prendre des positions. Il est possible d’assigner un seul animateur pour gérer l’atelier. Par contre, il est recommandé de se faire aider par un ou plusieurs assistants, selon le nombre des participants et la durée de l’atelier.
Le chef du groupe peut assigner des rôles à ces derniers pour organiser la prise de notes et structurer le déroulement de l’atelier, permettant de respecter le délai de réalisation de chaque activité. Cette répartition garantit un meilleur confort aux intervenants, leur permettant de collaborer dans une démarche concertée.
Investir dans la diversité des profils
Il faut miser aussi sur la diversité (culturelle, sociale et professionnelle) et la pluridisciplinarité des profils des participants. C’est un facteur éminent pour la réussite de l’atelier.
Tous ces intervenants seront réunis pour exposer leurs avis et proposer des idées, tout en mettant en avant leur expertise. Cette synergie représente un véritable stimulant pour booster l’intelligence collective et renforcer la richesse du vivier des idées suggérées.
Rythmer l’atelier de co-conception
Il est indispensable de dynamiser les ateliers de co-création et d’y instaurer une ambiance chaleureuse, dans l’objectif d’impliquer tous membres du workshop dans la démarche d’innovation et de débloquer l’intelligence collective. Cela permet de mettre en valeur l’apport de chacun et de le pousser à puiser dans sa créativité pour générer des idées qui soient les plus riches possible.
Notamment, il est important d’instaurer une atmosphère conviviale, dans le but de revigorer les participants et d’éviter la disruption de leur attention. Par exemple, il est intéressant de consacrer quelques minutes pour effectuer des activités de teambuilding énergisantes ou des compétitions amicales entre les participants, dans le but de rompre la monotonie. Toutefois, il faut veiller à ce que cela ne compromette pas l’avancement de l’atelier.
Récapituler rapidement les idées
Il est conseillé de formuler rapidement des synthèses concernant le travail effectué, idéalement à la fin de l’atelier.
Cela dans le but de profiter de la fraîcheur des informations recueillies. Si le workshop s’étale sur plusieurs jours, il est recommandé de noter les idées les plus intéressantes, à la fin de chaque jour.
Réussir la clôture de l’atelier de co-conception
A l’issue de l’atelier de co-conception, il convient de passer en revue toutes les étapes du workshop pour s’assurer de l’atteinte des objectifs escomptés. Pour ce faire, il faut :
- réviser les interventions des participants et comprendre profondément leurs actions.
- Rédiger un rapport de synthèse qui documente tout le déroulé du workshop.
- Remercier les intervenants et leur donner les références des ressources clés employées lors de l’atelier.
- Évaluer le déroulement du workshop. Il s’agit de recueillir les feedbacks des participants, dans une dimension d’optimisation des futurs workshops. En effet, cette évaluation met en lumière les points faibles qui doivent être corrigés et les points de forces qui ont suscité la satisfaction des intervenants.
Les avantages d’un atelier participatif
L’atelier participatif présente plusieurs avantages. Notamment, il permet de :
- favoriser le sentiment d’appartenance chez l’utilisateur final.
- Mutualiser les connaissances et les compétences dans l’objectif de créer un champ élargi d’idées radicales de conception. Il s’agit de générer une grand volume d’idées divergentes permettant d’offrir des solutions innovantes au besoin énoncé.
- Réaliser un gain de temps considérable dans la mise en œuvre du projet. En effet, les ateliers participatifs rassemblent, à un moment donné, toutes les compétences requises pour faire avancer le projet et prendre les décisions nécessaires, d’une manière plus rapide.
D’un autre côté, les ateliers de co-construction rompent avec le cycle de développement en V qui implique des validations successives pour avancer dans le projet. Ce qui réduit efficacement le temps de développement du projet.
- Partager une vision commune des fonctionnalités attendues du produit, des différentes problématiques à traiter et des solutions les plus efficaces à adopter.
- Instaurer le principe d’innovation participative au sein de l’entreprise. En effet, les ateliers de co conception favorise l’engagement des parties prenantes dans une stratégie d’innovation valorisante. Cette démarche se base sur la notion de travail partagé pour consolider la réflexion collective et le sentiment d’appartenance à l’organisation.
- Tester le produit par les utilisateurs finaux. Les ateliers de co construction aboutissent à la création des prototypes et des livrables concrets qui peuvent être exposés aux clients pour les tester et collecter leurs avis concernant l’expérience vécue.
Mot de la fin
Un atelier de co-conception est le garant d’une UX réussie, puisqu’il implique l’utilisateur final dans tout le processus de design, dès le début. Ce qui permet d’identifier les soucis du clients et d’explorer les solutions adaptées pour les combler.
Les ateliers de co-design incluent des moments de plaisir et des activités de brise-glace ludiques, dans le but de créer une ambiance favorable à la créativité et à l’inventivité collective. C’est ce qui permet de favoriser la génération d’idées innovantes. Après une étape de sélection bien réfléchie, les meilleures pensées seront transformées en solutions réelles pour résoudre le problème énoncé.
Au cours de l’atelier, il est conseillé de s’appuyer sur des audits ou des tests utilisateur, afin de valider les hypothèses établies et d’optimiser les idées sur la base des recommandations des usagers.
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