Comment intégrer un Design Ops dans votre organisation ?
Le design est une étape incontournable pour la réussite d’un projet. Il est donc essentiel de l’intégrer dès la phase de conception. Mais comment faire ? C’est là que le concept de Design Ops entre en jeu. Il s’agit d’une stratégie permettant d’intégrer le design dans votre organisation. Grâce à cette approche, vous pourrez optimiser les processus et améliorer la qualité des produits et services.
Découvrez ce qui se cache derrière ce concept !
Qu’est-ce que le Design Ops ?
Depuis quelques années, on constate une montée en puissance du design au sein des entreprises. En effet, à cause des mutations technologiques considérables et l’émergence du digital, le design occupe désormais une place stratégique. En vue de ces évolutions éminentes, et pour répondre aux nouvelles exigences des utilisateurs du 21ème siècle, il est pertinent d’intégrer un processus de travail adapté.
Le Design Ops est avant tout une personne ou une équipe chargée d’organiser le travail et d’harmoniser toutes les étapes des processus « design » au sein d’une entreprise. En référence à son homologue dans le partie développement DevOps, le terme de Design Ops est une combinaison de “Design” et de “Opérations”. En fait, les opérations sont l’ensemble des processus, des outils et des techniques qui sont employés afin d’améliorer la collaboration et la communication entre les différentes parties prenantes du projet. Ce concept innovant a commencé à prendre de l’ampleur à partir de 2018.
Les 4 piliers du Design Ops
1. Le processus de design
Il est devenu incontournable de développer des processus pour le design afin de garantir sa valeur et son impact à grande échelle. Pour réussir à le faire, les équipes de design doivent commencer par la mise en place des opérations suivantes :
- L’identification des défaillances et des faiblesses critiques des processus design existants ;
- L’élaboration d’un processus qui vise à améliorer le flux de travail quotidien des designers tout en optimisant l’engagement et en réduisant les efforts ;
- La détermination des mesures claires du succès tout en s’assurant que les designers s’alignent avec eux ;
- L’unification du langage de design sur toutes les plateformes afin d’atteindre une certaine cohérence sur tous les plans ;
- L’adoption d’une bonne gestion des réunions tout en diminuant leur nombre total pour optimiser son temps et gagner en productivité ;
- La création d’un schéma clair de livraison de design par la définition des membres qui vont consulter et valider le travail et quand vont-ils le faire.
2. La coordination d’équipes de projet
Le Design Ops se charge de se focaliser sur les aspects relationnels et commerciaux du design au sein de l’organisation. Il est investi dans ces deux domaines à travers des missions de budgétisation ou de recrutement. Du côté de la budgétisation, le Design Ops identifie combien coûte la gestion d’une équipe de design afin de garantir une certaine transparence de l’allocation des ressources. Quant à l’aspect recrutement des ressources humaines, un Design Ops se charge de prévoir le travail et de gérer les ressources tout en établissant les normes relatives au recrutement.
3. Les outils de design
Le Design Ops précise les outils nécessaires pour que l’équipe design puisse travailler efficacement. Il s’occupe de standardiser les outils et les systèmes utilisés dans l’organisation, tout en introduisant des nouveaux et en s’assurant que les designers les adoptent concrètement. Parmi les outils de design, on note : les conceptions de design system, les solutions de travail collaboratifs et les solutions de wireframes, de prototypes, d’interactions…
4. La culture de design
Parmi les enjeux fondamentaux du Design Ops, c’est le maintien de la culture du design au sein des entreprises. L’amélioration de la culture autour du design s’effectue à travers plusieurs actions, notamment la formation régulière des designers et la création d’une communauté de designers, par exemple.
Importance et objectif du Design Ops
Le Design Ops joue un rôle crucial au sein d’une entreprise et occupe de plus en plus une place prépondérante au niveau de la stratégie globale, notamment sur le plan décisionnel.
En effet, l’essor du développement agile a exigé une forte intégration entre le design et la technologie. Il est donc nécessaire de trouver un moyen qui assure la conception de design qui soit cohérent, tout en optimisant les projets les plus complexes. Le besoin d’avoir ce type d’organisation et de structurer son équipe design peut se faire ressentir lorsque les designers sont répartis dans plusieurs équipes différentes au sein de l’entreprise. Ainsi, mettre en place une équipe Design Ops n’est pas seulement avantageux pour les designers, mais concerne tous les acteurs impliqués dans les processus de design.
Le Design Ops vise à optimiser l’exécution des projets dans leur globalité, avec le moins de frictions possibles dans chaque étape de processus de travail, et ce pour atteindre les meilleurs résultats possibles. Pour le faire, il s’occupe d’élaborer un plan de travail sur le long terme et de préciser les indicateurs de performances à utiliser afin d’évaluer le travail. Il se charge de rationaliser les affectations des designers ainsi que d’allouer la bonne compétence au bon endroit et au bon moment, et ce en assurant une intégration fluide des nouvelles recrues. L’objectif étant de définir un langage commun qui facilite la communication entre les membres de l’équipe.
Un Design Ops vise également à instaurer une culture du design au sein de l’entreprise. Celle-ci est vitale afin de permettre aux équipes de travailler dans un climat dynamique, sain et surtout productif. D’ailleurs, il doit immobiliser toutes les conditions favorables pour favoriser la créativité de l’équipe tout en instaurant une culture de partage, et ce afin de favoriser l’échange entre tous les collaborateurs.
Enfin, le Design Ops doit libérer les designers de toutes les tâches “non design” qu’ils sont amenés à faire au quotidien et pour qu’ils puissent mieux se concentrer et apporter une vraie valeur ajoutée à leurs projets. Il est donc nécessaire qu’un Design Ops reste connecté aux outils et suit les dernières évolutions et tendances de design pour qu’il puisse continuer à produire et à créer. Dans ce sens, il est un responsable qui se charge de former les designers et les non designers de l’organisation pour améliorer leurs performances en identifiant les manques et les besoins en compétences.
Comprendre la méthodologie du Design Ops
1. Fixer le scope du problème
L’étape de définition du problème est incontournable pour assurer la mise en place d’une approche Design Ops efficace. Les actions à mener pour mettre en œuvre cette étape sont les suivantes :
- Faire une enquête de découverte afin de relever les défis opérationnels et d’analyser leur impact et leur niveau de criticité sur la conception. Cette enquête a pour objectif de mener des études comparatives en se basant sur des mesures qui renseignent sur la productivité des collaborateurs et sur leur niveau de satisfaction.
- Réaliser des interviews avec l’équipe de design et les partenaires associés dans l’organisation afin de mieux comprendre les problèmes qui bloquent les membres interrogés dans la phase précédente.
- Documenter le processus de design dans le but d’en tirer les éventuels outils, les ressources et les méthodes à employer tout au long du processus de conception.
2. Déterminer la valeur du Design Ops
A ce niveau, le Design Ops doit déterminer la valeur ajoutée qu’il doit amener au processus de design ainsi qu’à toute l’organisation. Pour qu’il réussisse à préparer les initiatives et les solutions qui permettent de remédier aux problèmes, il faut qu’il assimile les défaillances détectées et appréhender :
- Son rôle et ses responsabilités dans l’organisation afin d’éviter toute ambiguïté.
- Les opportunités qui peuvent optimiser l’exécution de la conception.
- Les obstacles qui bloquent le progrès du processus de conception.
- L’ordre de priorité des problèmes à gérer.
3. Construire une roadmap
Le Design Ops doit s’assurer que tous les collaborateurs ont bien compris sa mission après qu’il a éclairé son domaine d’intervention à toute l’organisation. Dans cette étape, le Design Ops peut commencer à construire une roadmap en procédant à :
- Bien identifier les principales tâches à mettre en place au préalable.
- Déterminer un objectif précis pour chaque point de blocage soulevé lors de l’identification du problème.
- Créer une roadmap qui fait le mapping entre les objectifs à atteindre, les actions à entreprendre et le temps nécessaire pour la réalisation. Pour la création de la roadmap, le Design Ops doit miser sur un outil familier et connu déjà par toutes les équipes impliquées afin de faciliter la compréhension de ce plan d’action par tous les collaborateurs.
- Évaluer l’efficacité des initiatives réalisées et leur impact sur la performance de l’équipe de designers ainsi que sur le processus de design.
Les étapes pour intégrer le Design Ops
Le Design Ops réunit la conception, le produit et l’ingénierie sous un même objectif qui est la diminution du temps gaspillé pour arriver à améliorer la qualité de la production en matière de design. Afin de réussir à intégrer le Design Ops dans votre organisation, vous devez suivre les étapes suivantes :
1. Préciser les objectifs de votre Design Ops
Le Design Ops partage les mêmes objectifs de son équivalent technique, le DevOps, qui sont : la collaboration, l’automatisation et la communication. Puisque le Design Ops est la fusion des termes “Design” et “Opérations”, le terme “Opérations” reprend l’ensemble des outils, des processus et des méthodes nécessaires pour que les équipes puissent mieux travailler ensemble. Le but principal est de déterminer des processus efficaces et qui permettent de dégager des résultats qui soient à la fois qualitatifs et mesurables, et ce à travers l’utilisation de ces “Opérations”.
2. Passer de l’état d’esprit au rôle de Design Ops
L’état d’esprit d’un Design Ops consiste à chercher souvent à optimiser la qualité et l’efficacité du travail des designers au sein de l’organisation, indépendamment de sa taille. Cet état d’esprit favorise bien évidemment la collaboration et améliore le travail, tout en misant sur des outils et des méthodologies communs. Il s’agit d’assurer la cohérence et l’optimisation en interne. Dès que l’équipe commence à se développer, il devient pertinent de nommer des responsables pour prendre le rôle de Design Ops. Cette personne/équipe s’occupera de répondre à toutes les questions logistiques et fonctionnelles pour permettre à l’ensemble des collaborateurs de se concentrer sur l’essentiel de leur travail.
3. Miser sur le Design System
Le Design Ops cherche à résoudre des problématiques d’ordre culturel alors que le Design System cherche à solutionner des problématiques d’ordre technique. En fait, il serait donc logique de considérer le Design System comme l’une des fondations du Design Ops. Le Design Ops représente l’interface entre les développeurs, les concepteurs, le management et les équipes de pilotage. Lors du démarrage d’un projet, il serait intéressant de mettre en place les outils et l’environnement nécessaires pour assurer une telle collaboration et agilité.
4. Se tenir prêt aux évolutions futures
Trouver un moyen pour proposer un design à grande échelle est devenu une nécessité pour les organisations. Le Design Ops est le moyen idéal pour arriver à atteindre cet objectif. Si la question du besoin et de la pertinence de disposer d’un Design Ops au sein de votre organisation se pose encore, ces raisons peuvent aider à y répondre : le besoin de l’amélioration de l’entreprise et le besoin d’aider les designers.
Mot de la fin
Beaucoup d’entreprises réalisent l’importance des expériences numériques pour renforcer la fidélisation des clients. Elles comprennent qu’une stratégie gagnante doit miser sur la créativité, l’empathie et surtout l’innovation. C’est pour cette raison qu’elles investissent de plus en plus pour accroître leurs capacités de conception afin de rester compétitives dans un monde qui évoluent à grande vitesse.
Le Design Ops apparaît aujourd’hui comme une méthodologie indispensable au bon déroulement général de cette étape de conception au sein des entreprises. Il permet aux équipes de designers de s’intégrer parfaitement dans un environnement agile. D’ailleurs, la mise en place d’une démarche de Design ops est un reflet de l’expansion du Design dans l’organisation.
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