Les outils pour une meilleure collaboration entre les différentes parties prenantes d'un projet UX
01/03/2021

Les outils pour une meilleure collaboration entre les différentes parties prenantes d’un projet UX

Les outils développés au service d’une meilleure collaboration deviennent un élément vital pour le succès de votre stratégie UX.

 

L’UX design est une méthodologie à apprivoiser pour améliorer le rendement d’une plateforme digitale grâce à une amélioration de l’expérience utilisateur. L’UX design intervient à plusieurs moments de conception d’un projet et implique plusieurs acteurs, issus de différentes branches de métiers. Organiser le travail et prévenir les changements garantit la réussite du projet et permet d’accueillir au mieux l’approche UX, d’où l’utilité des outils collaboratifs. 

L’UX Design : un vrai travail d’équipe

Bien commencer un projet UX

Afin d’entamer un projet UX, on ne peut pas passer aux côtés de la notion de Design Ops (dit également Design Operations). Le Design Ops concerne l’optimisation des procédures de conception, dans un objectif de développer une démarche centrée sur l’utilisateur et qui garantit des résultats concrets. Il s’agit d’améliorer les collaborations entre les parties prenantes et de suivre les évolutions des connexions pour assurer une meilleure communication, et donc l’efficacité dans l’exécution du projet UX. L’approche Design Ops emploie des techniques qui coordonnent les activités de conception et rehaussent la valeur du design, ce qui permet d’adopter un langage de conception standardisé et d’obtenir des résultats mesurables. 

 

Impliquer davantage son client et ses collaborateurs

Par ailleurs, le travail d’UX design est un vrai travail d’équipe qui fait intervenir différents acteurs, travaillant en symbiose afin de produire des interactions de haut niveau et des interfaces orientées UX. Pour y arriver, il est indispensable d’impliquer toutes les parties prenantes, notamment les clients et les collaborateurs, y compris le graphiste, le développeur, le concepteur/rédacteur, le chef de projet… L’implication des différents intervenants est un facteur majeur de réussite et un gage de succès.

Garder un bon équilibre de travail

Pour réussir l’avènement de votre projet UX, vous devez préparer l’environnement de travail en facilitant le contact entre le client et les différentes équipes. En outre, l’UX doit être le pivot de tout changement survenu lors du déroulement du projet. En corrélation avec les parties prenantes, des décisions et solutions doivent être prises suivant une approche participative.

 

Sans communication, l’entreprise ne pourra pas maintenir un équilibre tout au long du projet et les résultats ne seront pas les mêmes. Le principal risque est que chacun parte dans sa propre direction et que les solutions ne convergent pas avec les besoins des utilisateurs.

 

D’autre part et dans cette optique d’amélioration de la qualité des produits et des services à travers le Design Ops et la mise en place d’un Design System efficace, user d’outils collaboratifs favorise une meilleure conception de l’interface et surtout une coordination entre les acteurs.

Les outils pour une meilleure collaboration

Pour la planification

Sans planification, les professionnels en UX navigueraient à vue. C’est pourquoi, organiser le déroulement des étapes du projet dans le temps est fondamental, tout comme s’assurer de la fluidité de la communication entre les nombreux intervenants.

Pour cela, nous proposons 2 outils incontournables pour planifier votre projet UX et gérer convenablement vos partenaires, vos équipes et vos clients.   

 

Trello

 

Trello est probablement l’outil de gestion de tâches le plus simple et le plus répandu auprès des professionnels du web. Il s’agit d’une application de projet gratuite inspirée de la méthode agile et qui favorise une meilleure organisation des projets.

La plateforme se divise principalement en 3 éléments principaux : les tableaux, les listes et les cartes. Les tableaux regroupent les informations concernant le projet, les listes peuvent être instituées et réorganisées à volonté, et les cartes abritent des descriptions et des commentaires (également des checklists, des étiquettes, des échéances, des notifications et des pièces jointes. Trello permet de voir son projet « avancer », dans la mesure où il pousse à découper les tâches et à les prioriser, tout en gardant la vision d’ensemble. Il dispose de ce qu’il vous faut pour planifier votre projet UX, notamment : 

  • Une version gratuite puissante et suffisante ;
  • Une connexion simple et une utilisation très facile ; 
  • Une fluidité de l’expérience utilisateur ;
  • Une collaboration facile grâce aux tableaux d’équipe.

Néanmoins, comme tout outil, Trello a aussi ses inconvénients :

  • Il manque de potentialités pour les macro projets ;
  • Il ne dispose pas de gestion de ressources et de suivi du temps ;
  • Il manque de flexibilité avec une seule vue. 

Au final, les nombreux avantages peuvent composer aisément les quelques inconvénients !

Trello – A Quick Overview

Confluence

 

Confluence est un autre outil pratique pour planifier votre projet UX. C’est un logiciel de travail collaboratif de wiki, développé pour faciliter l’accès à un espace de travail flexible.

 

Confluence a la particularité de combiner les fonctionnalités d’un wiki et l’avantage d’un réseau social. Les utilisateurs peuvent interagir directement sur la plateforme, « liker » ou commenter les pages ou les plans de projet

 

En fait, Confluence est organisé en pages et en espaces. Les espaces sont les domaines qui contiennent les pages, les équipes et les projets. Tandis que les pages sont des documents pour les individus et dans lesquels ils peuvent créer, modifier et discuter leurs travaux. Ainsi, les parties prenantes peuvent collaborer en temps réel, publier des mises à jour et alerter les autres des éventuelles modifications. Confluence permet également de créer une base de connaissance de votre entreprise grâce au partage d’informations entre les équipes. 

  • Une ergonomie claire et intuitive facilitant son utilisation ;
  • Une navigation fluide et une organisation logique du travail ;
  • Une robustesse technique ;
  • Une interface avec des fonctionnalités multiples pour la création de contenu en ligne ;
  • Des modèles de page personnalisables ;
  • Des feedbacks reçus instantanément. 

 

Confluence est une solution collaborative de création de contenus et de mises en page, ce qui permet d’organiser votre projet UX et de suivre pas à pas son évolution.

Toutefois, l’outil présente quelques inconvénients, à savoir :

  • La version d’essai gratuite est de courte durée ;
  • Les fonctionnalités de conversation en équipe sont limitées ;
  • La plateforme est relativement complexe par rapport à Trello.

 

Par ailleurs, il est recommandé de partager votre outil de gestion avec votre client pour qu’il puisse visualiser l’avancement du projet, depuis sa création et jusqu’à son accomplissement, ce qui peut l’assurer. Cela contribue également à instaurer une éducation digitale auprès de vos clients. 

 

Voir cette vidéo de démonstration de Confluence

Création facile d’un diagramme pour un projet

Afin de réaliser votre projet UX dans les règles de l’art, vous aurez besoin d’un diagramme pour organiser, planifier et contrôler les tâches. Un diagramme permet d’enchaîner les activités, de connaître le délai de chaque étape clé, de poser des jalons, de gérer les ressources et de suivre l’avancée du projet. Voici donc quelques outils pour créer facilement votre diagramme pour projet.

 

Lucidchart 

 

Lucidchart est un espace de travail en ligne qui permet de créer des graphiques, des organigrammes, des diagrammes, des schémas conceptuels et des structures filaires ainsi que de visualiser des données.

 

Le logiciel offre une collaboration efficace et présente des points forts :

  • Lucidchart propose plusieurs modèles prêts à l’emploi et de haute qualité ;
  • Le logiciel offre la possibilité de créer son propre diagramme individuel et de le partager, ce qui garantit une collaboration transparente ; 
  • Le logiciel traite différentes catégories et secteurs comme l’éducation, les cartes mentales, les plans d’étage…
  • Une version mobile est disponible et compatible avec iOS et Android. 

 

L’application a également certaines limites, comme par exemple :

  • Lucidchart ne fonctionne pas correctement avec les applications Microsoft ;
  • Lucidchart est souvent lent sur le web ;
  • La période d’essai gratuit est réduite ;
  • La version payante est coûteuse. 

Whimsical

 

Whimsical est une plateforme de travail visuel collaboratif qui offre la possibilité de créer des organigrammes, des diagrammes et des notes autocollantes virtuelles. Le logiciel est idéal pour dessiner des schémas et réaliser des diagrammes modernes, sans embaucher un graphiste pour le faire.

Whimiscal permet également de créer des maquettes et des cartes mentales. Parmi ses avantages : 

  • L’application est collaborative et basée sur le cloud ;
  • L’interface est simple à utiliser ;
  • La navigation est facile ;
  • Les diagrammes sont facilement créés ;
  • Le partage est aisé, ainsi que l’obtention des commentaires pour un même fichier, en temps réel. 

Cependant, Whimsical n’excelle pas dans tous les aspects : 

  • Il n’y a pas assez de modèles pour créer tous les types de diagrammes et les détails requis ;  
  • Les fonctionnalités sont très limitées pour la version gratuite ;
  • La version complète est coûteuse. 

Gliffy

 

Gliffy est un logiciel de création de divers types de diagrammes en ligne. Les utilisateurs peuvent accéder aux diagrammes partagés pour les modifier en temps réel, ce qui favorise une meilleure collaboration durant la réalisation de votre projet UX. De plus, les diagrammes peuvent être exportés dans plusieurs formats.

L’application est prise en charge dans tous les navigateurs web modernes et s’intègre à Google Apps, Google Drive et Confluence.

Les points forts de Gliffy : 

  • Il est simple à apprendre et à administrer ;
  • Il propose un ensemble de fonctionnalités professionnelles ;
  • Il est pratique aux organisations de toutes tailles ; 
  • Il offre tout type de création, de modification et de partage de diagramme ;
  • Il propose des modèles prêts à l’emploi ;
  • Il permet l’option Glisser-déposer. 

Côté inconvénients, le logiciel a certaines limites ;

  • Le logiciel ne propose pas de tutoriel intégré ;
  • Les fonctions de formatage supplémentaires sont absentes ;
  • Le logiciel n’est pas assez robuste et demande des évaluations ;
  • Il n’existe pas de raccourcis pour les outils ;
  • La version gratuite est un limitée en fonctionnalités.

Atelier d’idéation

Les ateliers d’idéation proposent une méthode parfaite pour mettre en œuvre un projet UX et dénouer les difficultés rencontrées à différents stades. L’idéation, ou Design Thinking, désigne le processus indispensable pour doper la créativité de vos collaborateurs. En effet, il s’agit de trouver des idées et de résoudre un problème lié à un service ou un produit, de façon innovante et itérative.

 

Voici deux outils que vous pouvez utiliser pour être plus productif au niveau de votre atelier d’idéation. 

 

Gamestorming

 

Loin des outils numériques, le gamestorming est l’application des codes du jeu aux techniques du brainstorming dans le but de booster davantage la créativité des parties prenantes.

 

Cette méthode englobe donc des techniques présentées sous forme de jeu pour augmenter l’implication de l’équipe et améliorer le brainstorming.

 

Nous en citons l’anti-problème, le « Fishbowl », le feu de camp ainsi que d’autres jeux. Le gamestorming offre une solution ingénieuse pour faire avancer concrètement votre projet UX, notamment plusieurs avantages :

  • Améliorer l’engagement des parties prenantes ;
  • Identifier rapidement les problèmes et les solutions ;
  • Engendrer des réunions plus efficaces et surtout ludiques ;
  • Transforme le travail collaboratif grâce aux jeux d’équipe ;
  • Améliore la compréhension des attentes des parties prenantes grâce aux jeux de rôle ;
  • Générer des idées et pousser la créativité et l’intelligence collective.

 

Certes, le gamestorming stimule la créativité et permet de jouer pour innover. Mais la méthode présente quelques inconvénients, y compris :

  • Les jeux dépendent du nombre de participants ;
  • Certains jeux prennent beaucoup de temps ;
  • Les participants doivent être bien débriefés sur les jeux pour avoir un résultat constructif ;
  • La facilitation de telles séances créatives requiert des compétences pointues ;
  • Il est important d’encadrer le groupe et de rapporter convenablement les échanges. 

Mural

 

Quand on pense Design Thinking, on croit ne pas pouvoir transposer l’interactivité, le dynamisme et les atouts du brainstorming en remote. Détrompez-vous car Mural offre la possibilité de réadapter les règles et d’animer un atelier de co-création à distance.

 

Il s’agit d’un logiciel qui donne à l’ensemble des participants l’accès à un whitebording, ou tableau blanc. En temps réel, les parties prenantes peuvent déposer des post-its contenant des propositions d’idées et lire les suggestions des autres, créer des graphiques ou des schémas…. Concrètement, Mural permet de collaborer sur un sujet de façon visuelle à travers l’insertion de post-its et de notes sur le fameux tableau blanc. Les points forts de Mural sont donc :

  • La possibilité de concevoir des ateliers d’idéation à distance ;
  • La possibilité de créer de l’engagement et un sentiment d’appartenance chez les parties prenantes ;
  • La possibilité d’avoir une expérience fluide et dynamique en ligne.

 

Les principales limites de cette approche sont :

  • La complexité d’avoir la même fluidité à distance qu’en présentiel ;
  • Les ateliers doivent être bien structurés et préparés à l’avance pour garantir leur réussite.

 

Ecoutez aussi notre podcast sur spotify sur la gestion et la mise en place des ateliers à distance grâce à Mural :

 

La structure de l'architecture de l'information

En UX, l’architecture de l’information est appliquée au niveau de la navigation afin d’améliorer l’ergonomie d’un site. Il s’agit de concevoir de manière structurelle vos informations et inclure le mode d’organisation pour garantir la répétabilité des informations. 

 

Slickplan

 

Si vous devez concevoir, redéfinir ou créer du contenu pour un site web ou une application, Slickplan offre une solution pour débuter la planification de votre projet. Le logiciel permet de créer des sitemaps, de concevoir des user flows, de planifier des contenus et de partager des maquettes.

 

Il permet également au client d’accéder à votre proposition pour commenter et comprendre la mise en page du plan du site par rapport aux présentations. Slickplan est très prisé par les designers et les agences spécialisées dans le design pour ses nombreux atouts : 

  • Facilité d’utilisation ;
  • Des procédures très simplifiées ;
  • Amélioration de la collaboration avec clients et collaborateurs ;
  • Possibilité d’exporter son travail au format PDF et HTML en quelques clics ;
  • Sauvegarde automatique des modifications apportées au site ;
  • Assistance en ligne de qualité et prix abordable.

 

D’autre part, le logiciel a des inconvénients, à savoir : 

  • Peu de fonctionnalité pour développer les différents plans ;
  • Peu de fonctionnalités pour les graphismes sur la carte ;
  • Difficultés pour faire glisser ou réorganiser les éléments ; 
  • Peu de thèmes proposés ; 
  • La version gratuite ne dure que 30 jours. 

 

Si vous n’êtes pas un adepte du Slickplan, vous pouvez toujours utiliser Microsoft Excel ou MindNode, des alternatives intéressantes avec des fonctionnalités variées. 

Pour cartographier l’UX

Lorsqu’on parle de projet UX, on ne peut guère négliger l’étape de cartographie UX. Il s’agit de se mettre dans la peau de l’utilisateur et de cartographier son expérience grâce à une carte ou map.

 

La carte d’expérience permet de définir les profils utilisateur/client et de cartographier leur parcours pour concevoir des produits/services associés à une expérience personnalisée et authentique.

 

Dans cette optique, découvrez cette liste non exhaustive d’outils pratiques pour cartographier l’UX :

 

Uxpressia 

 

UXPressia est une plateforme de gestion de l’expérience client basée sur le cloud qui aide les équipes à visualiser, partager, présenter et améliorer leurs parcours client. Elle est facile à utiliser avec une interface moderne basée sur le drag and drop et  des fonctionnalités multiples de collaboration en temps réel. Le mapping UX est proposé sur UXPressia ainsi que la possibilité de conception de Personas et impact Map Clients/Acheteurs.   Elle est proposée pour un forfait gratuit et les prix commencent à partir de 24 euros par mois.

 

Smaply

 

Smaply est un logiciel de gestion de l’expérience utilisateur avec une cartographie du parcours, de l’engagement et de l’expérience avec l’entreprise. Il rend concret et compréhensible le parcours client depuis la page d’accueil vers l’achat ou l’obtention du service avec une prise en  considération de l’écosystème de la société et une analyse plus réelle de votre système. Les prix sont ainsi: Débutant : 25  dollars par mois, Régulier : 50 dollars par mois et Affaires : 100 dollars par mois. Pour les entreprises c’est sur demande.

 

Asana

 

Asana permet un travail collaboratif efficace sur des projets tels que le mapping d’expérience utilisateur. Il permet de notifier rapidement tous les membres de l’équipe après modification pour un suivi en temps réel. Cette plateforme est disponible gratuitement mais limitée, premium pour 9,99 dollars par mois/utilisateur et sur demande pour les entreprises.

Nous citons également pour la cartographie de l’UX :

  • Wireframe
  • Sketch
  • Axure
  • Balsamiq…

Prototype interactif

Atteindre un objectif fixé et garantir la réussite de votre projet UX requiert la réalisation d’un prototype interactif. En effet, le prototype matérialise la force de proposition du design et permet d’exprimer la vision du projet. Il s’avère mieux qu’un support de travail dans la mesure où il permet d’explorer toutes les facettes du projet et d’apporter un aspect spécifique, et ce pour avoir une version définitive. In fine, les parties prenantes pourront valider cette vision. Ces logiciels sont connus pour faciliter la réalisation de prototype interactif et d’assurer le dialogue entre les parties prenantes :

  • Adobe
  • Figma
  • Invision
  • Marvel

 

Une collaboration plus optimale entre l’équipe UX et les développeurs

Zeplin est un logiciel collaboratif qui favorise la cohésion entre les développeurs et l’équipe UX. Le logiciel est destiné aux graphistes et aux concepteurs qui travaillent sur Sketch ou Photoshop et leur offre un espace pour collaborer avec les développeurs. Ainsi, les itérations inutiles sont réduites, laissant place à une coordination plus efficace, grâce à l’échange direct via le système de commentaires.

 

L’outil permet une prise en main rapide et efficace, mais pour une meilleure appréhension du logiciel, vous pouvez utiliser les vidéos de démo disponibles sur son site internet.

 

Côté fonctionnalités, Zeplin dispose de deux principaux onglets : un dashboard et un styleguide. Le dashboard offre la possibilité d’accéder aux artboards importés, alors que le styleguide permet de répertorier les informations qui concernent le design de votre projet (couleurs, typographies…).  

Audit UX

Sans aucun doute, l’expérience utilisateur doit se placer au cœur de votre stratégie marketing. Il est indispensable de proposer une excellente expérience visuelle et pratique aux utilisateurs pour se démarquer de ses concurrents. Ainsi, un audit UX permet d’améliorer l’expérience proposée et augmenter l’efficacité et l’attractivité d’une interface.

Un audit pertinent consiste à formuler un diagnostic de la performance de votre service en termes d’expérience utilisateur et à éclairer vos choix de conception. Le but est d’aligner la proposition d’interface utilisateur le plus finement possible avec les attentes qui fidélisent vos clients permettent d’en acquérir de nouveaux.

Parmi les outils d’audit UX qui favorise une meilleure collaboration, vous pouvez utiliser :

Ces logiciels servent à évaluer la qualité d’utilisabilité de votre site web ou application mobile, et ce en se basant sur l’analyse du parcours utilisateur. Ils vous aident à développer une plateforme plus ergonomique, réactive et intuitive, en partant sur les différents comportements de vos utilisateurs. Ces logiciels sont efficaces pour évaluer :

  • La cohérence graphique ;
  • Les parcours utilisateurs ;
  • La fluidité de la navigation ;
  • L’efficacité des fonctionnalités ;
  • La lisibilité du contenu.   

Comment évaluer l’UX avec Capian ?

Les ateliers UX pour une meilleure collaboration

Qu’est-ce que les ateliers UX ?

Si vous cherchez à mettre en place une démarche UX design efficace, pensez à organiser des ateliers de co-conception, ou ateliers UX. Ces ateliers sont des sessions collaboratives qui participent à faire ressortir les besoins des utilisateurs pour les placer au cœur des débats.

 

Ils permettent également de résoudre les problèmes relatifs à l’expérience utilisateur et de progresser tout au long de la conception du projet. Un autre point en faveur de ces ateliers, c’est qu’ils offrent aux acteurs, notamment les porteurs de projet, les UX designers et les chefs de projets de se réunir afin de générer des idées et prendre les décisions optimales. Les ateliers UX font appel à des pratiques interactives qui renforcent la collaboration entre les parties prenantes et approfondissent les connaissances sur le projet.  

5 ateliers UX pour une meilleure collaboration

1.L’atelier de découverte 

 

Cet atelier a comme but de comprendre les exigences du métier, de recueillir les connaissances existantes et de créer un consensus sur les plans du projet, les jalons et les priorités. Il a lieu généralement au début du projet.

 

2.L’atelier d’empathie

 

Cet atelier a pour objectif de comprendre les utilisateurs concernés, d’identifier leurs besoins, leurs motivations et leurs comportements, afin de développer une certaine empathie envers eux. L’atelier permet d’avoir une attitude centrée sur l’utilisateur et de partager des informations susceptibles d’influencer les orientations de conception. Ces données sont collectées grâce à l’UX Research.

 

3.L’atelier de conception

 

Cet atelier permet de générer et de discuter rapidement les éventuelles idées du projet. Il permet aussi d’organiser les activités et d’inviter d’autres personnes à participer à des actions de co-création, dans une optique de réussite de la vision UX. 

 

4.L’atelier de priorisation

 

Cet atelier permet d’obtenir un consensus pour classer et affiner les fonctionnalités et les idées autour du site ou de l’appli, afin de les prioriser. 

5.L’atelier de critique

C’est une sorte de point de contrôle pour écouter les points de vue de chaque partie prenante et identifier les écarts entre la conception établie effectivement et son utilisabilité et les principes fixés par l’équipe. 

Le mot de la fin

Une collaboration optimale entre les divers acteurs est la clé de réussite d’un projet UX. C’est pourquoi, combiner et adapter les outils en fonction des besoins et ressources est concevable, voire primordial.

 

Le défi est de tirer profit des moyens pour susciter l’adhésion et répondre à un réel besoin de collaborer.

 

Alors, quel outil utilisez-vous le plus ? Pensez-vous en combiner plusieurs ? 

Un projet ?

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