La conception centrée utilisateurs pour les digital workplace
La digital workplace intègre des applications métier et des outils collaboratifs spécifiques dans le but de créer une synergie entre le capital humain et les nouvelles technologies intelligentes. Cela permet d’éliminer les silos et toutes sortes de barrières qui risquent de nuire à la fluidité des échanges entre tous les intervenants.
La conception centrée sur l’utilisateur (user-centric) constitue la base pour instaurer une digital workplace efficace. Cette démarche prend en considération les besoins de l’employé, afin de lui fournir tous les éléments requis pour optimiser l’expérience collaborateur. Cela se traduit par une meilleure performance associée à une meilleure productivité.
Qu’est-ce qu’une digital workplace ?
La digital workplace (espace de travail digital) inclut un ensemble d’outils digitaux et de technologies innovantes permettant de simplifier et moderniser le travail des employés. Ce qui permet, d’une part, d’améliorer leur bien être et d’autre part, de satisfaire les besoins spécifiques de l’organisation.
Cet environnement connecté permet de renforcer l’attractivité du travail, de partager les informations plus rapidement et de collaborer plus efficacement. Cela permet d’optimiser la communication interne et externe ainsi que de créer un lien professionnel solide permettant d’appuyer le travail d’équipe.
Cet espace de travail numérique permet d’accentuer l’implication des collaborateurs et de consolider leur sentiment d’appartenance à votre entreprise. Cela contribue à améliorer l’expérience collaborateur qui constitue une composante essentielle du fonctionnement de votre organisation.
Le terme Digital workplace existe depuis des années. Toutefois, ce concept a été renforcé suite à la création de Digital Workplace Group de Paul Miller en 2009. Cette entreprise a mis en évidence l’importance et les avantages de l’introduction des écosystèmes technologiques dans les espaces de travail.
De l'Intranet à la Digital Workplace
Les avantages de la digital workplace
Une communication en temps réel
La Digital Workplace se base sur une voie de communication bidirectionnelle entre la direction et les employés. C’est ce qui permet de créer une communication instantanée qui franchit les frontières géographiques et temporelles traditionnelles. Cette communication collaborative moderne rend la collaboration plus interactive, plus rapide et moins hiérarchique.
Cet environnement numérique inédit implique l’utilisation de plusieurs solutions numériques sophistiquées, telles que la messagerie instantanée, le réseau intranet de l’entreprise, les visioconférences, les outils de gestion de projet (Slack, Trello, etc), etc. La communication en temps réel, transforme les problèmes en opportunités, en offrant aux collaborateurs les bons outils et les bonnes informations, au bon moment.
Une productivité améliorée
La mise en place d’une Digital Workplace au sein de votre organisation favorise la bonne intégration des employés et assure une communication interne plus efficace. En effet, l’information circule de manière plus souple, permettant à tous les membres de l’équipe d’accéder en toute fluidité aux ressources nécessaires pour produire plus vite.
Cet écosystème digital innovant permet de stimuler la productivité de vos employés, grâce à une communication interactive qui permet aux membres de votre équipe d’obtenir des réponses immédiates aux problèmes décelés. Cela garantit d’instaurer un environnement collaboratif plus flexible permettant d’augmenter leur efficacité au travail et conduit automatiquement à une meilleure productivité qui garantit de vendre plus et plus vite.
Une meilleure facilité de partage et d’accessibilité
La Digital Workplace implique une communication centralisée, permettant aux collaborateurs d’accéder aux mêmes informations, qui sont rassemblées au même endroit, quelle que soit leur discipline ou l’appareil utilisé.
Tous les intervenants peuvent accéder à des informations fraîches et des documents à jour, en temps réel et à tout moment. De ce fait, ils ne perdent plus un temps précieux à chercher des données dispersées sur les différents supports de communication (les emails, les fichiers numériques ou papier, etc).
Les avantages d’une Digital Workplace vus par Olivier Berard, consultant en transformation digitale chez Orange Consulting
Quelle est l’importance de la conception centrée utilisateur pour instaurer une Digital Workplace ?
L’expérience collaborateur se situe au centre des objectifs de la Digital Workplace, dans l’objectif d’assurer un travail plus confortable et plus rentable. L’adoption d’une démarche centrée sur l’utilisateur dans l’instauration d’une Digital Workplace est indispensable pour assurer une meilleure utilisabilité de cet espace collaboratif numérique.
Assurer une expérience utilisateur personnalisée
Les comportements et les exigences des employés évoluent au gré du développement technologique. Dans cette optique, vous avez tout intérêt à développer en continu les fonctionnalités de votre digital workplace et de l’enrichir par les nouvelles technologies qui réduisent la complexité des tâches et rendent la collaboration plus souple. C’est ce qui favorise l’engagement des employés et entraîne une meilleure productivité avec moins de turnover et de stress au travail.
Augmenter l’enthousiasme des employés
L’installation d’un espace de travail numérique en se basant sur une approche user-centric garantit une meilleur satisfaction des employés, grâce à :
- Des solutions digitales parfaitement accessibles, n’importe où vos collaborateurs sont localisés. C’est ce qui renforce l’agilité et la performance de l’équipe.
- Une collaboration à distance efficace qui fait gagner du temps aux intervenants et leur assure plus de confort au travail.
- Une communication harmonisée et attractive stimulant la motivation des employés.
Forte de plusieurs années d’expérience, notre agence la grande ourse vous présente un accompagnement UX/UI sur mesure, pour mettre en place une digitale workplace fonctionnelle qui conjugue l’efficacité et la praticité, dans l’objectif de créer une excellente expérience collaborateur.
Améliorer l’utilisabilité des outils de la Digital Workplace
Le design centré sur l’utilisateur permet de favoriser l’utilisabilité des outils de votre digital workplace. Cette approche aide à sélectionner des outils collaboratifs faciles d’usage et qui assurent des interactions intuitives avec des interfaces digitales performantes. Outre des fonctionnalités non compliquées et faciles à apprendre par les collaborateurs.
La bonne utilisation de la Digital Workplace permet de guider directement l’utilisateur vers son objectif. Cela est le synonyme d’une meilleure efficacité qui mène vers une meilleure productivité.
Comment réussir la création d’une Digital Workplace à travers une conception centrée utilisateurs ?
La conception centrée sur l’utilisateur se base sur le ressenti et les besoins de l’usager pour réussir à concevoir un produit adapté à ses attentes. Puisque le principal objectif d’une digital workplace est d’optimiser l’expérience collaborateur, cet écosystème place l’employé au centre de son concept.
Dans le but de réussir la mise en place de cet environnement numérique, il est indispensable d’évaluer l’existant et les besoins des utilisateurs finaux, tout en appliquant les techniques qui suivent.
Réaliser une recherche UX (User Research)
La recherche UX (ou recherche utilisateur) permet d’identifier les besoins, les usages, les habitudes et les motivations des employés, à l’aide de techniques d’observation qualitatives (entretiens individuels, tests utilisateur, focus group) et quantitatives (sondages, heatmaps, A/B testing) dédiées. Cela dans l’objectif de comprendre parfaitement leurs soucis et leurs désirs, pour parvenir à créer une agréable expérience collaborateur.
Vous pouvez faire appel aux compétences de nos UX researchers pour mener des observations en profondeur, afin de mieux cerner les émotions et les attentes de vos employés, à travers :
- Une roadmap structurée pour renforcer la connaissance de vos collaborateurs.
- Des études de terrain, des études ethnographiques et des tests utilisateurs.
- Un benchmark stratégique pour réaliser une étude de marché complète.
Elaborer les personas
Le persona désigne le profil clé de l’utilisateur type ciblé par la recherche UX. Il renferme des caractéristiques de différentes natures (sociodémographiques, psycho-démographiques et comportementaux), pour créer un profil le plus complet et le plus détaillé possible. Cet archétype permet de constituer une connaissance réelle de vos collaborateurs visés et de façonner un environnement digital approprié à leurs profils.
Mesurer la performance de la Digital Workplace
Il est indispensable de mesurer l’impact de la mise en place d’une Digital Workplace dans votre organisation. Notamment, vous pouvez mesurer le nombre de tâches accomplies avant et après son installation. Ou bien, vous pouvez inspecter la façon avec laquelle les employés interagissent avec les outils numériques, afin de constituer une idée sur la facilité de prise en main des moyens mis en place et sur le niveau de satisfaction des collaborateurs.
Ces analyses fournissent des indicateurs de performances (KPIs) qui permettent d’explorer les axes d’amélioration nécessaires pour créer une meilleure expérience utilisateur.
Cartographier le parcours utilisateur avec l’expérience Map
L’expérience Map est une cartographie efficace qui retrace tout le parcours réalisé par l’utilisateur pour interagir avec la solution digitale. Cela comprend notamment les canaux de communication, les points de blocages, le contexte d’usage (desktop ou mobile), outre les comportements et les émotions qui en découlent. Cette cartographie éclaire sur les options d’améliorations envisagées pour créer une expérience utilisateur stimulante.
Itérer les tests en continu
L’écoute active des besoins des utilisateurs est indispensable pour faire les meilleurs choix concernant l’infrastructure numérique à installer. A cet égard, il est important de tester en permanence l’efficacité de la Digitale Workplace mise en œuvre et d’itérer régulièrement ces tests.
Les tests en continu vous permettent de dégager les éventuels freins qui peuvent émerger au cours du travail. Ils vous aident aussi à optimiser la performance de cet espace de collaboration digitale pour s’adapter aux nouveaux besoins des employés.
Mot de la fin
La Digital Workplace révolutionne l’organisation structurelle traditionnelle et transforme le simple endroit de travail en un lieu collaboratif plus interactif et plus dynamique. Ce mode de collaboration innovant répond efficacement au changement remarquable dans les modes de travail, permettant ainsi d’augmenter l’engagement et la fidélisation des collaborateurs. Pour ce faire, il faut axer la conception de cet espace de travail digital sur un design user centric.
Il ne suffit pas d’installer une digital workplace pour construire un cadre de travail agréable, mais il faut aussi adopter une stratégie de gestion de risques et d’optimisation de la gouvernance et de la sécurité des données, pour maintenir la performance de vos supports digitaux.
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