Faire plus avec moins : optimiser votre stack d’outils de design
Les UX/UI designers utilisent souvent une multitude d’outils qui, au fil du temps, s’accumulent et compliquent les workflows. Cette dispersion alourdit les coûts, réduit l’efficacité et ajoute de la friction dans le quotidien. Pourtant, une stack resserrée permet de travailler plus vite, de mieux collaborer et de libérer de l’espace mental.
Optimiser ses outils, ce n’est pas réduire la qualité; c’est choisir ce qui soutient réellement le processus, éliminer le superflu et redonner de la cohérence à son écosystème. Faire plus avec moins devient alors une approche pragmatique pour gagner en fluidité et en impact.
Diagnostiquer votre stack actuelle
Avant de vouloir simplifier ou réorganiser vos outils, il est essentiel de comprendre précisément ce que vous utilisez aujourd’hui et pourquoi. Beaucoup de designers accumulent des logiciels par habitude, par effet de mode ou pour répondre à un besoin ponctuel… qui n’existe plus depuis longtemps. Un bon diagnostic permet de prendre du recul, de rationaliser et d’identifier les zones d’inefficacité.
Faire l’inventaire complet
Commencez par dresser une liste exhaustive de tous les outils que vous utilisez réellement. Ce travail met souvent en lumière des surprises : applications oubliées, services doublons, ou outils installés « au cas où ».
Pour chaque outil, notez :
- Sa fonction principale (design UI, prototypage, gestion de projet…)
- Les usages exacts (pour quoi vous l’ouvrez vraiment)
- La fréquence d’utilisation (quotidienne, hebdomadaire, ponctuelle)
- Les utilisateurs concernés (vous seul, votre équipe, vos clients)
Cet inventaire est la base de votre optimisation : on ne simplifie que ce que l’on voit clairement.
Identifier les doublons et les fonctionnalités redondantes
Une fois la liste établie, repérez les outils qui remplissent la même fonction ou qui se chevauchent. Dans les équipes design, c’est un phénomène très courant; plusieurs outils peuvent faire le même travail, mais chacun est utilisé pour une raison historique ou personnelle.
À chercher particulièrement :
- Deux outils qui répondent au même besoin
- Des fonctions identiques réparties sur plusieurs plateformes
- Des outils adoptés “en test” mais jamais réellement intégrés
- Des outils utilisés uniquement pour 10 % de leurs capacités
L’objectif n’est pas de supprimer au hasard, mais d’ouvrir la porte à de meilleures décisions; regrouper, remplacer, ou concentrer les usages.
Distinguer outils essentiels vs. accessoires
Tous les outils n’ont pas la même valeur. Certains sont indispensables au quotidien ; d’autres fonctionnent comme des compléments pratiques mais non essentiels.
Posez-vous trois questions simples :
- Cet outil crée-t-il une vraie valeur pour mon travail ?
- Pourrait-on faire la même chose avec un autre outil déjà présent dans la stack ?
- Que se passerait-il si je ne l’utilisais plus pendant un mois ?
Les indispensables resteront évidents. Les accessoires révèlent souvent des opportunités de simplification.
Dans beaucoup de cas, vous découvrirez que moins d’outils offre plus de fluidité, moins de contexte à gérer, moins de coûts et plus de cohérence.
Les critères pour choisir moins d’outils mais de meilleurs outils
Réduire votre stack ne signifie pas sacrifier la qualité, c’est au contraire l’occasion de sélectionner des outils plus robustes, plus cohérents entre eux, et mieux adaptés à vos besoins réels. Pour faire les bons choix, il est essentiel d’évaluer chaque option selon des critères objectifs. Une approche méthodique permet de limiter les achats impulsifs et d’éviter la prolifération d’outils redondants.
Interopérabilité et intégrations
En plus de la performance, un bon outil doit s’insérer naturellement dans votre écosystème. L’interopérabilité est souvent le facteur qui fait gagner le plus de temps.
À privilégier :
- Des intégrations natives avec les plateformes que vous utilisez déjà (Figma, Slack, Notion, Jira…)
- Des formats export/import standards (SVG, JSON, PDF…)
- Une API ouverte pour automatiser certaines tâches
- Une compatibilité cross-plateforme (desktop, web, mobile)
Un outil isolé devient vite une friction supplémentaire. Un outil connecté devient un accélérateur.
Courbe d’apprentissage et expérience utilisateur
Un outil peut être excellent sur le papier, mais si l’équipe met trois semaines à le comprendre, son adoption sera lente ou laborieuse.
Observez :
- La prise en main intuitive (est-ce que vos designers peuvent commencer sans formation lourde ?)
- La qualité de la documentation et des tutoriels
- La cohérence de l’interface et des workflows
- L’expérience lors d’un usage quotidien, pas seulement en démo
Un outil simple, clair et agréable à utiliser sera toujours plus rentable sur le long terme.
Coût total
Le coût réel d’un outil ne se limite pas à son prix mensuel. Un logiciel peut être abordable mais vous faire perdre des heures, ou au contraire coûter plus cher mais alléger drastiquement votre charge opérationnelle.
Évaluez le coût total de possession :
- Prix de la licence
- Temps d’installation, de configuration, de maintenance
- Temps passé en support, en mise à jour ou en dépannage
- Coûts humains liés à la formation ou à la résistance au changement
L’objectif est de choisir des outils qui économisent à la fois de l’argent et du temps.
Stabilité et pérennité de l’outil
Un outil instable, peu maintenu ou dont la roadmap manque de clarté risque de devenir un point faible dans votre stack.
À surveiller :
- La fréquence des mises à jour
- La solidité de l’équipe ou de la société derrière l’outil
- La réputation et la maturité de la plateforme
- La transparence sur la roadmap et les évolutions à venir
La pérennité compte autant que la performance; vous voulez un outil pour plusieurs années, pas pour six mois.
Couverture du cycle complet du design
Plus un outil couvre un large pan du processus de design, moins vous avez besoin d’accumuler de logiciels annexes.
Analysez sa capacité à soutenir :
- L’idéation (whiteboard, brainstorming, cartes mentales)
- La conception (UI, design system, prototypage)
- La collaboration (commentaires, partage, versions)
- Les tests utilisateurs (enregistrement, feedback, data)
- La livraison (exports, specs, handoff pour les devs)
Un outil polyvalent devient le pivot de votre workflow et permet de réduire considérablement votre stack.
Des stacks optimisées selon les profils
Chaque designer ou équipe n’a pas les mêmes besoins. Une stack cohérente dépend toujours du contexte, du volume de travail, des responsabilités et du niveau de collaboration attendu.
Le product designer solo
Un profil solo a souvent besoin de vitesse, de polyvalence et d’outils simples à maintenir. L’objectif est de limiter les plateformes dispersées et de concentrer l’ensemble du workflow dans un environnement unique.
Stack type :
- Un outil central pour la conception et le prototypage (Figma, Penpot).
- Un espace personnel pour l’organisation et la documentation (Notion, Obsidian).
- Une solution légère pour le handoff ou l’export des specs si nécessaire.
Cette configuration évite les logiciels supplémentaires difficiles à justifier lorsqu’on travaille seul.
La petite équipe design (2–5 personnes)
Ce format nécessite davantage de collaboration, de partage de composants et d’alignement méthodologique. La priorité devient la cohérence et la fluidité des échanges internes.
Stack type :
- Un outil commun de design et de système de composants pour garantir l’uniformité.
- Une plateforme collaborative pour les retours et le suivi des tâches.
- Une solution centralisée de gestion de versions et de bibliothèques.
Avec une petite équipe, l’efficacité repose surtout sur la synchronisation des usages.
Le studio / agence
Les studios jonglent avec plusieurs clients, plusieurs projets et parfois plusieurs standards. La flexibilité devient essentielle tout en gardant une base d’outils réduite.
Stack type :
- Un outil de design polyvalent compatible avec différents contextes.
- Un espace de documentation adaptable pour chaque client.
- Une plateforme de gestion de projet suffisamment robuste pour suivre plusieurs flux parallèles.
Cette configuration minimise les frictions et permet d’accueillir facilement de nouveaux clients sans réinventer la structure des outils.
Les organisations orientées DesignOps
Les organisations ayant une approche DesignOps cherchent à structurer le design à grande échelle. Leur stack doit soutenir la gouvernance, la standardisation, la collaboration interdisciplinaire et la performance. Ici, la priorité n’est plus seulement la productivité individuelle, mais la capacité à harmoniser les pratiques de dizaines, parfois de centaines de designers et de partenaires.
Stack type :
- Une plateforme centralisée de design capable de gérer plusieurs bibliothèques, plusieurs équipes et plusieurs niveaux d’accès.
- Un système de documentation robuste qui unifie guidelines, composants, processus et assets.
- Une solution d’orchestration ou de workflow pour coordonner les projets, automatiser certaines étapes et assurer la gouvernance du design system.
Ce type de stack favorise la cohérence à grande échelle et devient un véritable levier stratégique pour toute l’organisation.
Mesurer l’impact d’une stack optimisée
Optimiser sa stack d’outils n’est pas un exercice théorique. Une fois les changements en place, il devient important d’observer leurs effets concrets dans le quotidien de l’équipe. L’objectif est de comprendre ce qui apporte réellement de la valeur, ce qui fonctionne moins bien et ce qui pourrait continuer à évoluer. En mesurant l’impact régulièrement, on évite les dérives, on garde une stack légère, et on installe durablement des habitudes plus efficaces.
Évaluer le temps gagné dans les workflows
Le premier signe que la nouvelle stack fonctionne, c’est le temps que l’on récupère. Lorsque les outils sont mieux intégrés, les tâches s’enchaînent plus naturellement et les allers-retours inutiles disparaissent. On passe moins de temps à jongler entre les plateformes et davantage à produire. Comparer la durée de certaines étapes avant et après la transition permet de visualiser ce gain. Ce sont souvent de petits écarts, mais mis bout à bout, ils transforment la cadence de travail.
Observer la réduction des coûts directs et indirects
Une stack plus simple se traduit aussi par des économies, parfois évidentes et parfois plus subtiles. Les licences sont plus faciles à gérer, les doublons disparaissent et les outils vraiment utiles deviennent plus visibles. On réduit également le temps passé à former l’équipe, à dépanner ou à maintenir des solutions devenues trop complexes. Graduellement, les coûts se stabilisent et reflètent mieux la valeur réelle apportée par les outils.
Mesurer la fluidité de la collaboration
Quand les outils soutiennent bien le travail, la collaboration devient plus naturelle. Les livrables sont plus clairs, les retours plus précis et les échanges avec les développeurs ou les PM gagnent en fluidité. On constate moins de malentendus, moins de retours inutiles et un meilleur alignement autour des projets. Ce sont des signaux simples mais très révélateurs d’une stack qui fait vraiment son travail.
Suivre l’adoption au sein de l’équipe
Une stack ne peut être efficace que si tout le monde l’utilise avec aisance. On peut donc observer la fréquence d’utilisation des outils, la facilité avec laquelle les designers se les approprient, et la qualité des retours qu’ils partagent. Une adoption rapide, naturelle, sans résistance particulière, est souvent la meilleure preuve que la simplification va dans le bon sens. À l’inverse, si des outils restent peu utilisés, cela peut indiquer qu’ils sont superflus ou mal intégrés au workflow.
Faire mieux avec moins, dans un esprit de véritable Jugaad
Optimiser sa stack d’outils revient à adopter une forme de jugaad appliquée au design, une ingéniosité frugale qui valorise la simplicité, la débrouille intelligente et la créativité sans excès. Faire mieux avec moins n’est pas un retour en arrière, mais un choix conscient. C’est privilégier l’intention plutôt que l’accumulation, la clarté plutôt que la complexité.
Dans cette dynamique, l’IA s’impose comme un soutien naturel. Utilisée avec discernement, elle automatise ce qui ralentit, fluidifie les tâches répétitives et libère de l’espace mental. Elle ne remplace pas l’expertise du designer ; elle la prolonge. Elle devient un outil qui s’intègre au quotidien sans l’alourdir, un copilote qui aide à aller plus vite et plus loin avec des moyens simples.
Une stack resserrée, enrichie d’un usage ciblé de l’IA, crée un environnement plus léger et plus cohérent. Elle recentre l’équipe sur la création, la collaboration et l’impact réel. En repensant régulièrement ses outils, on cultive un design plus agile, plus vivant et beaucoup plus aligné avec l’essentiel.
Moins de dispersion, plus d’impact; c’est là que le design retrouve toute sa puissance, humaine, créative… et désormais amplifiée par l’IA.
