Le métier du Design System Ops
Les design Ops ou en français les opérations de design sont parfois écrites sous le nom de DesignOps en un seul mot. Il s’agit de l’orchestration et de l’optimisation des personnes, et des processus afin de donner plus de valeur au design.
Cela fait référence à une pratique consistant à intégrer le flux de travail de l’équipe de conception dans un contexte de développement plus large de l’entreprise. Autrement dit, le rôle des designs OPS consiste à planifier et à gérer le travail de l’équipe de conception.
Qu’est-ce que le Design Ops ?
Le design Ops, c’est quoi ?
Design Ops est l’abréviation de Design Operations. Il fait référence à l’optimisation des processus de design, des personnes et des technologies afin d’améliorer la conception et la valeur commerciale d’un produit.
Le Design Ops vise essentiellement :
- La constitution d’une équipe de personnes ayant de bonnes compétences et un objectif en commun.
- La réduction des inefficacités opérationnelles telles que les problèmes de communication etc.
- La création de workflows de design efficaces.
Dans le passé, les designers jouaient plusieurs rôles. Ils faisaient de la recherche UX, s’occupaient de l’UX stories, du wireframing et même du codage frontal. Cette approche peut fonctionner pour certaines équipes, mais généralement elle est improductive. C’est là qu’intervient le Design Ops, aidant à mieux orchestrer le travail d’équipe et à établir une structure et des rôles clairs.
Quels sont les objectifs du design Ops ?
Design Ops est un terme collectif visant plusieurs défis tels que :
- L’évolution et la croissance des équipes de design.
- L’embauche des personnes possédant les bonnes compétences.
- La création de flux de travail efficaces.
- L’amélioration de la qualité et des résultats de conception.
L’objectif de Design Ops est d’établir des processus et des mesures qui peuvent prendre en charge des solutions évolutives pour ces défis.
Pourquoi le Design Ops est il important pour le manager des produits ?
Généralement, dans les entreprises des produits, les développeurs se concentrent sur les détails back end du produit et l’équipe du design de produit se concentre sur l’expérience utilisateur UX et sur l’esthétique du produit.
Sans design Ops, avant de commencer le travail, l’équipe de développement doit attendre que les designers terminent leurs tâches. Dans ce cas, pour la plupart des organisations, une approche de développement agile serait plus efficace puisque les développeurs et les designers peuvent travailler de manière plus itérative et collaborative.
Le design Ops cherche à faire face à ces risques, en coordonnant le travail de l’équipe de design et en augmentant la collaboration entre les designers, les chefs de produits et les ingénieurs. L’objectif est de s’assurer que tout le monde travaille avec les mêmes objectifs stratégiques de produit en tête.
La fonction de design Ops peut être précieuse pour les managers de produits pour plusieurs raisons :
- Le design Ops aide les managers de produit à s’assurer que les designers de leur équipe interfonctionnelle travaillent en étroite communication avec l’équipe de développement du produit.
- Il peut aider les managers de produits à s’assurer que le design et l’ingénierie se font en parallèle. Ainsi, vous évitez les retards et votre équipe ne doit pas attendre que l’autre équipe finisse son travail.
- Il aide également les managers de produits à gérer leurs ressources en estimant plus précisément le nombre de designers dont un projet aura besoin et en facilitant la planification des ressources de conception supplémentaires, si nécessaire.
Le rôle du Design System Ops
L’identification des rôles Design Ops permettra de rationaliser le processus de conception. L’objectif du Design Ops est de soutenir les membres de l’équipe Design pour qu’ils se concentrent sur les objectifs commerciaux et sur les clients.
Comment pourriez-vous fournir le soutien ? Lorsque les designers disposent des bons outils et des bons processus, ils peuvent faire un travail meilleur, en se concentrant sur les designs. Ainsi, ils réussissent à satisfaire les clients puisqu’ils ne perdent plus leur temps dans d’autres tâches.
D’abord, il faut limiter ces distractions. Ensuite, vous pouvez atteindre les objectifs grâce à ces 5 entrées qui permettent à l’équipe de concevoir de manière cohérente et à grande échelle.
1. Objectif
Une fois qu’une équipe de design a compris pourquoi elle existe, elle doit fixer des objectifs.
2. Talents
En créant une culture qui encourage les designers à rester et à développer leur carrière à partir d’un objectif, vous pouvez attirer les meilleurs talents et élargir vos capacités de conception.
3. Processus
Pour pouvoir transformer les talents en des équipes fonctionnelles, il faut mettre en place un processus. Le processus ouvre des opportunités de communication et d’apprentissage avec d’autres designers et d’autres départements et permet à chacun de partager le succès de son équipe. Il aide également à déterminer le bon moment pour faire participer un designer au projet.
4. Outils
Pour activer le flux de travail, vous avez besoin d’outils de communication et de collaboration. Les designers doivent comprendre les critiques des utilisateurs et apprendre des feedbacks.
5. Structure
Quand vous avez les outils permettant de créer une communication ouverte et quand votre design est intégré dans la structure de votre organisation, chaque membre de votre équipe sait comment les décisions sont prises et peut savoir qui a la permission d’agir.
Comment structurer une équipe Design Ops ?
Les équipes Design Ops aident à gérer les ressources, l’intégration des employés et des fournisseurs. Ils supervisent les budgets et surveillent les flux de travail des projets au jour le jour. Ils font également tout ce qu’ils peuvent pour permettre aux équipes créatives de se concentrer.
Pour les rôles de l’équipe de Design Ops, une petite entreprise peut n’avoir qu’un seul Design manager Ops dont les responsabilités doivent couvrir tous les rôles ci-dessous :
La création des opérations pour le design
La création d’opérations pour la conception nécessite un esprit avant-gardiste pour pouvoir générer les roadmaps, la planification des effectifs et la recherche d’utilisateurs.
L’intégration continue
Elle comprend la création des programmes d’embauche innovants pour découvrir les meilleurs talents et pour pouvoir les former aux outils et aux processus de votre entreprise.
Il est conseillé d’organiser des sessions de formation régulières pour les employés existants et pour les nouveaux employés afin de développer en continu de nouvelles procédures et / ou des changements d’outils.
Une culture forte et un esprit d’équipe
Ces deux qualités renforcent le soutien professionnel et mental pour tous les membres de l’équipe.
Le management du projet
C’est avant tout dans l’esprit du manager de design OPS. Il doit examiner la portée du projet, les délais, organiser des stand-ups, des sprints de conception et aider les designers à concevoir, tout en pouvant gérer les demandes de dernière minute qui peuvent rendre les projets en cours difficiles.
La stratégie de la communication
Elle renforce les design Ops pour le management du projet afin de transmettre tous les messages internes aux équipes externes. C’est l’occasion de présenter les grands projets que l’équipe de design est en train de créer. L’objectif est d’organiser des réunions avec les « équipes de marketing et de produit ».
Il est conseillé de créer une bibliothèque d’idées actives et accessibles à tous les membres de votre équipe pour que chacun se sente en tant que partie intégrante dans les designs.
Le processus de design
La conception du processus consiste à gérer les systèmes de conception mis en place, y compris les nouveaux Framework de collaboration avec des départements interfonctionnels. Le but de ce processus de design est également de s’assurer que tous les outils utilisés sont à jour et fonctionnent correctement.
Les outils Design Ops
Pour pouvoir exécuter un excellent Design Ops Framework, il vous faut les bons outils. Ces outils sont simplement les appareils que vous utilisez pour activer votre processus. Vous pouvez, par exemple, essayer :
- Les outils de communication à l’instar de Slack, Teams ou encore Google chat.
- Les outils des projets management comme Asana, Trello et Monday.
- Les outils de planification : ces outils permettent de comprendre les besoins des utilisateurs, trouver des opportunités et résoudre les problèmes. Il existe plusieurs outils de planning intéressant comme Milanote et Mural.
- Les outils Design Suite incluent Adobe, Sketch pour le design UX, Invision ou Figma pour créer des mockups interactifs lors de la conception de l’interface utilisateur.
- Les outils de recherche : vous pouvez commencer par UserTesting, Respondent.io ou typeform pour poser vos questions et recueillir des informations. Vous pouvez, ensuite, utiliser Calendly pour planifier ces réunions. Sans oublier, l’importance de Maze dans la recherche, il s’agit d’une plateforme de test utilisateur qui génère des rapports à partir de Figma, Invision et Sketch.
Conseils pour améliorer votre flux de travail et votre design Ops
Ces conseils vous aident à améliorer les pratiques de design Ops dans votre entreprise.
Laissez vos designers se concentrer sur la conception
Le designer doit se concentrer sur le design, cela peut vous sembler évident, mais certaines entreprises s’attendent toujours à ce que les concepteurs jouent plusieurs rôles. Parfois, un seul designer effectue des recherches sur les utilisateurs, conçoit l’architecture de l’information, l’interface utilisateur et gère l’écriture UX.
Il est vrai que cette approche peut être efficace, quand vous avez une petite équipe ou une start-up en démarrage, or il est important de savoir qu’il ne s’agit pas d’une approche évolutive. Charger les designers de plusieurs tâches, à long terme, ne peut que nuire à la qualité de leur travail et à leur rendement.
Vérifier l’efficacité de votre processus de design
Les entreprises utilisent diverses méthodes de design et de développement de produits. Certaines préfèrent suivre le processus de Design Thinking, tandis que d’autres se concentrent principalement sur les Design Sprints de Google.
Que ce soit le processus que vous choisissez, le plus important est de s’assurer que vous appliquez la meilleure méthodologie pour votre projet.
Avec Design Ops, vous pouvez trouver et éliminer les inefficacités dans votre flux de travail design. Cela permet à votre équipe de conception d’être plus créative, en utilisant moins de temps et moins de ressources.
Assurez-vous que les designers ont un cheminement clair pour la progression du travail
Embaucher des personnes possédant de bonnes compétences n’est pas une tâche facile, les retenir dans votre équipe est beaucoup plus difficile. Heureusement, les pratiques de Design Ops peuvent aider à relever ces défis en créant des parcours de développement de carrière clairs.
Au fur et à mesure que les processus de design mûrissent, l’équipe peut avoir des rôles plus spécialisés qui permettent aux designers d’acquérir de nouvelles compétences. Pendant ce temps, les personnes les plus expérimentées auront la possibilité d’être promues à des postes plus élevés.
Définir des objectifs clairs pour l’équipe de design
Vous devez communiquer clairement les objectifs de l’entreprise ou plus précisément l’objectif du projet pour booster la motivation de votre équipe de conception. En définissant des objectifs clairs pour votre équipe, vous les aider à comprendre l’importance de leur contribution.
Les objectifs et les résultats clés « OKRs » aident vos designers à voir comment leurs objectifs de travail s’intègrent dans le design. Autrement dit, ils sauront comment leur travail contribue au résultat global du projet.
Créer un système de partage d’information entre les équipes
Parfois, il est possible de rencontrer un problème d’utilisabilité, c’est pourquoi, vos développeurs et vos designers doivent tous se réunir pour discuter certaines questions comme :
- Cela entraîne-t-il une perte financière ? Comment cela affecte-t-il l’UX globale ?
- Y a-t-il un risque d’abandon des utilisateurs ?
- Combien de temps faudrait-il pour réparer et combien cela coûterait-il ?
Mot de la fin
Le Design Ops est indispensable pour les stratégies de planification, l’ordonnancement et la collaboration de votre équipe de produit.
Sans stratégie permettant de garder vos designers pleinement connectés au travail et aux objectifs de tous les autres membres de votre équipe, vous risquez d’avoir des difficultés et votre équipe aura du mal à faire de son mieux.
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