Comment bien organiser un Design Sprint
Le Design Sprint est une méthodologie propulsée en 2016 par Jake Knap, un designer ayant travaillé au sein du célèbre Fonds d’investissements Google Ventures pendant 10 ans. Ce processus a été structuré sur la base de 150 Designs Sprints pour ensuite être édité par Jake Knap dans le livre Sprint Book. Le Design Sprint est un processus de conception similaire aux Sprints organisés dans un cycle de développement Agile. Il emprunte non seulement les principes de la méthode Agile mais aussi du Lean Startup et surtout du Design Thinking.
C’est une approche créative entre la pensée intuitive et analytique. Le design Sprint tente de résoudre des problèmes complexes et stratégiques à travers des prototypages rapides et interdisciplinaires et des tests d’utilisabilité, le tout avec une contrainte temporelle de 5 jours. Le design sprint est même efficace si l’on cherche à initier une approche collaborative au sein de l’entreprise. Cette méthode est utilisée au sein de grandes entreprises comme : Apple, Facebook, Google, Amazon, L’Oréal, Walmart, Home Depot, KLM, Airbnb, BBC, Le Monde, Sarenza…
Voici comment adopter le design Sprint pour une meilleure évaluation des risques de projet et une idéation rapide et efficace.
Introduction au Design Sprint
Considéré comme une sous-partie du Design Thinking, la méthodologie du Design Sprint trouve sa source dans ce processus qui est une véritable boîte à outils pour l’innovation permanente en entreprise. Le Design Sprint s’inspire aussi de la méthode Agile, qui place également la notion d’innovation au cœur de sa démarche.
Un design sprint est un processus en cinq phases, limité dans le temps (généralement 5 jours) et qui utilise le design thinking afin de réduire les risques lors de la mise sur le marché d’un nouveau produit, service ou fonctionnalité. Le processus vise à aider les équipes à définir clairement les objectifs du projet, à valider/invalider les hypothèses et à définir une feuille de route pour le produit/service avant même son développement.
Dans une époque marquée par l’austérité, les entreprises sont plus réticentes que jamais à s’aventurer dans la conception et le financement d’un projet sans une vision claire des chances de son succès. Les différents intervenants ont besoin d’une réelle compréhension des tenants et aboutissants du projet afin de se lancer sereinement dans sa réalisation; plus on est sûr du succès du projet et plus on sera en mesure de se concentrer sur les aspects importants, tels les expériences utilisateurs à délivrer.
Dans cette optique, on peut réellement considérer que la conception et le prototypage représentent une étape cruciale pour tout projet de design. C’est lors de cette étape qu’on va évaluer les degrés de désirabilité, faisabilité et viabilité d’un projet. En d’autres termes, c’est cette étape qui va juger de la vie ou de la mort du produit/service.
La méthode de design sprint s’inscrit directement dans l’étape du prototypage, puisqu’il s’agit d’élaborer un prototype, de le tester et de réitérer à n’importe quelle phase du processus, le temps dans un laps de temps qui se réduit et bien déterminé.
Cette méthode d’innovation à la Google, vise à la précipitation des processus du design, de l’innovation et de la co-création tout en générant des informations précieuses pour l’entreprise et ses clients.
La structure du design sprint
Le Design Sprint se fait sur une durée de 5 jours avec pour objectif de générer des données utiles, un prototype idéal et de résoudre des problématiques propres à un projet donné de l’entreprise.
Voici comment planifier, organiser et exécuter un Design Sprint sur 5 jours, aussi rapidement que efficacement. Chaque journée sera dédiée à un objectif de la sorte:
Jour 1 : Comprendre
Durant cette étape, le but est de créer des connaissances communes et partagées concernant les problématiques du projet sur lequel vous travaillez. Tous les membres de l’équipe rassemblés, l’organisateur fait une présentation : sa vision, les objectifs business, l’analyse des tests utilisateurs, un aperçu des produits concurrents,etc. Il n’hésite pas non plus à encourager les membres à s’exprimer librement, à poser des questions et à prendre des notes.
Les autres membres prennent à leur tour 10 à 15 minutes un à un afin de partager leurs connaissances et leurs visions sur le sujet. Cette étape paraît simple, elle est pourtant cruciale puisqu’elle permet de partager les connaissances acquises des différents départements et participants autour de la problématiques, des utilisateurs, du service/ produit, des axes d’améliorations… Les participants prennent le temps de formuler leurs questionnements et de poser une problématique globale à résoudre pendant le sprint. Contextualiser et bien présenter la situation globale de différents points de vue évite les quiproquos, les désinformations et fait gagner beaucoup de temps par la suite.
À l’issue de cette journée, tout le monde aura pris conscience de la contrainte du temps, du planning et des règles du sprint. L’objectif à atteindre doit être bien délimité et compris. Ainsi, chaque membre sera conscient de son rôle et de son utilité au sein du projet. L’équipe ne perdra pas de vue sa cible, et aura collecté les éléments nécessaires pour formuler des solutions ou des axes d’amélioration.
Jour 2 : Sketch (diverger)
Suite au premier jour, l’équipe est sur la même longueur d’onde avec des objectifs communs. Le deuxième jour s’articule alors autour d’efforts individuels où toutes les idées sont les bienvenues. Travaillant de manière indépendante, chaque participant va essayer de répondre au mieux à la problématique relevée le jour précédent avec des apports personnels.
Indépendamment de leurs qualités artistiques, les participants auront pour exercice majeur durant la journée de dessiner (sketch) leurs idées et propositions. Les esquisses d’idées doivent mettre en exergue rapidement les propositions d’interface et les caractéristiques majeures du produit/service. A l’issue de l’exercice de Sketch, les participants tenteront de réduire les idées et esquisses générées à un nombre plus gérable. L’équipe peut accorder une heure en fin de journée pour trier et sélectionner les propositions les plus pertinentes.
Jour 3 : Décider (converger)
La nuit ayant porté repos et conseil, ce jour de sprint est consacré à choisir l’idée à prototyper. Les meilleures suggestions seront rassemblées en une proposition cohérente en vue de la maquetter.
Il y a bien plus à ce jour que de simplement prendre une décision. Il s’agit en réalité de voir comment vos solutions sont en mesure de converger avec les capacités et objectifs business de l’entreprise. Vos idées doivent être mises en corrélation avec le budget, les besoins utilisateurs, la faisabilité technologique et les objectifs matériels. Le choix du concept à prototyper se basera sur les trois critères du Design Thinking : désirabilité, faisabilité et viabilité business, mais aussi sur l’objectif du sprint qui a été délimité durant le 1er jour.
Si le sprint est organisé pour résoudre une problématique de design d’interface, c’est au troisième jour que l’équipe devra voter et déboucher sur une maquette wireframe ou un story-board, pour établir un plan de réalisation du prototype le lendemain.
Jour 4 : Prototyper
Comme le titre l’indique, l’équipe dispose de cette unique journée pour concevoir un prototype utilisable ou un POC (proof of concept), afin qu’il soit testé par les utilisateurs le jour suivant. Cette journée est la plus amusante, vous allez voir votre idée se transformer en quelque chose de tangible. A partir de votre story-board, il est possible d’utiliser les outils de votre choix pour créer le prototype. Il est nécessaire cependant d’opter pour les outils que l’équipe maîtrise le mieux, afin que le prototypage soit rapide et efficace.
On n’organise pas un design sprint pour apprendre à manier de nouveaux outils, mais pour appliquer nos prérequis à la conception du meilleur prototype possible. Le travail d’équipe est crucial à cette étape du sprint. Tous les participants devront d’une façon ou d’une autre mettre la main à la pâte, afin de contribuer à atteindre l’objectif final de ce design sprint. Il faut que les membres sans exception s’impliquent à créer les composants, les assembler, ou bien à préparer la documentation, planifier le protocole du test utilisateur (préparation du matériel audio, vidéo…)
Jour 5 : Tester (valider)
On fait appel à plusieurs personnes de profils différents mais qui correspondent à la cible d’utilisateurs finaux.
Les tests utilisateur sont conduits sur le POC conçu au 4ème jour. C’est à cette étape qu’on recueille les retours des utilisateurs test selon le protocole préalablement défini. On demande à chaque utilisateur de se servir du prototype comme il le ferait avec un produit fini. On leur permet de tester le prototype et d’émettre des avis et des retours sur l’expérience. Les sessions de test d’utilisateur sont enregistrées et, préférablement, filmées.
L’étape de test permet de juger la viabilité du projet auprès des utilisateurs. L’équipe du design sprint sera en mesure de valider ou pas l’idée en se basant sur les résultats du test d’utilisabilité.
Si l’idée est validée, il est possible de passer à l’étape de développement du projet. Si l’idée est partiellement validée, on réitère les étapes du design sprint en tenant compte des retours des utilisateurs. Si la solution s’avère totalement inadaptée, l’entreprise et le client auront gagné un temps fou, tout en ayant économisé d’importantes sommes d’argent, étant donné que les problèmes et inconvénients ont été détectés tôt et préalablement à l’investissement.
Comment bien organiser son design sprint ?
Afin de garantir le bon déroulement et aboutissement du design sprint, une certaine planification est nécessaire. En effet, et contrairement au Design Thinking qui est plus un état d’esprit d’entreprise pour l’innovation créative, le Design Sprint constitue une méthodologie particulière et fonctionnelle. Il permet de créer et de tester des idées en suivant des étapes précises. C’est une application spécifique, packagée et surtout pratique du Design Thinking et la méthode Agile.
Ceci dit, il faut préparer le terrain à l’application de la méthodologie du design sprint. Préalablement à l’atelier sprint, il faut:
- Préparer un brief englobant les instructions et les objectifs du sprint. Ce faisant, il sera possible d’amener les différents participants à s’unir autour des mêmes objectifs.
- Conduire un User Research (test utilisateurs) de sorte à collecter un maximum d’informations utiles. Ces données vont délimiter et déterminer le cadre de travail pour le sprint et en délimiter les contours.
- Considérer et sélectionner les membres qui doivent absolument faire partie de l’équipe. Le design sprint est une activité collaborative qui vise à placer l’équipe sur le chemin de l’innovation et de la co-création. L’équipe idéale inclut des représentants de toutes les fonctions pertinentes et de tous les niveaux de l’entreprise. Il est aussi recommandé d’inviter des collaborateurs externes, comme des utilisateurs cibles et des clients de l’entreprise.
- Préparer un espace adéquat pour le sprint. Typiquement, il s’agirait d’un grand espace lumineux, calme, muni de larges espaces mureaux.
- Rassembler tous les outils et les fournitures nécessaires pour les étapes de sketch et de prototypage (des feuilles blanches, des post-its, des marqueurs de couleur, des ciseaux etc…)
- Penser et mettre en place une activité d’attaque, dans le but de briser la glace pendant le premier jour du sprint. Il faut garder en tête que certains membres de l’équipe n’ont peut-être jamais eu l’occasion de collaborer ensemble sur un projet.
Comme l’équipage d’un bateau a besoin d’un capitaine pour naviguer, l’équipe d’un design sprint est chaperonnée par un ‘’facilitateur’’, qui se charge notamment de bien organiser le sprint en tenant compte de toutes les étapes susmentionnées.
Du rôle du Sprint Master
Un Design Sprint est avant tout une occasion de rassembler une équipe de travail efficiente. Il permet d’échanger librement et de collaborer efficacement. Afin de favoriser une coopération de qualité, le rôle facilitateur -qu’on appelle aussi un Sprint Master- est vraiment essentiel au bon déroulement du sprint. En effet, c’est le facilitateur qui doit rythmer le sprint, guider les membres à travers les différentes étapes. S’il joue le rôle de “décideur” il aura aussi la tâche de trancher durant tout le processus, coupant le chemin devant les consensus mous. Le sprint master a pour rôle également de présenter les solutions, d’animer la discussion, de gérer le flow de l’équipe et l’avancement du processus.
La mission du facilitateur commence bien en amont des 5 jours du design sprint. Il est chargé de préparer toute la logistique nécessaire afin de délivrer un sprint dans les meilleures conditions qui soient. La réussite du sprint dépend fortement de l’implication de l’équipe mais aussi du Sprint Master.
Conclusion
Quand l’on prend part à un design sprint, il faut s’attendre à un rythme intense et une quantité de travail dense. Il faut alors savoir se montrer humain et compréhensif avec les autres participants. Il est important de bien canaliser son énergie et sa motivation.
Un design sprint optimise fortement l’intelligence collective, et est fortement efficace pour booster non seulement les objectifs business de l’entreprise mais aussi l’innovation et la collaboration. Pour cela, un design sprint ne s’improvise pas, mais doit être minutieusement planifié.
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