Ateliers UX à distance : meilleures pratiques
Le travail collaboratif à distance en UX design est une méthode de travail qui n’est plus prête à nous quitter, de part ses divers avantages.
Les ateliers UX n’échappent pas à la tendance du travail à distance, et ce mode de fonctionnement s’avère très utile pour réunir les équipes dispersées. En effet, les ateliers UX impliquent forcément la collaboration, la co-idéation et la co-création. La distance n’est plus un obstacle désormais pour les ateliers UX puisque tout est faisable en ligne. En misant sur les bons outils, son workshop en remote sera des plus réussi. A distance, il est tout simplement question de bien se préparer et de savoir adapter sa méthodologie pour atteindre les objectifs voulus de ces workshops.
Zoom sur les bonnes pratiques et les astuces nécessaires pour la réussite de votre atelier UX à distance.
Bien préparer un atelier UX à distance
Comme le dit si bien Sénèque, «Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va.» Comme pour tous meetings, les ateliers UX à distance ne dérogent pas à la règle.
La bonne préparation de la session de travail en question est la clé pour sa réussite. Il est important de garder en tête que vos participants consacrent de leur temps précieux et de leur énergie pour se préparer et se mettre à la disposition de votre atelier. Pour cela, il est essentiel que leur présence soit justifiée et réellement nécessaire. Mieux encore, mettez les au courant des panels qui seront abordés et des objectifs à atteindre. Vos participants ne seront que mieux préparés et leur apport d’autant plus bénéfique au projet.
Même si la préparation d’une feuille de route peut sembler lassante ou consumante en temps, on ne peut jamais mettre suffisamment d’emphase sur la nécessité de tout tirer au clair avant votre atelier UX. Si vous cherchez à atteindre certains objectifs ou à ressortir avec des résultats concluants, la préparation minutieuse de votre session, de son tempo et la délimitation des résultats est indispensable.
Pour ce faire, préparez un brief précis de l’atelier en question, délimitez la durée de chaque panel, cernez les problématiques à relever et visez à des objectifs clairs à atteindre. C’est ainsi que vous pourrez aborder la session en toute confiance et sans zones d’ombre et que vous mettrez tout le monde à l’aise. Personne n’a envie de se retrouver dans un meeting sans connaître le pourquoi du comment. Les modérateurs et facilitateurs ont aussi besoin de se sentir en confiance et en totale maîtrise de l’atelier. Chacun doit savoir pourquoi il est présent afin de maximiser les issues de la réunion.
Les bonnes pratiques pour une planification réussie d’un workshop UX à distance
Même si les bons plans ne garantissent pas toujours de bons résultats, ils servent quand même à esquisser les fondamentaux à partir desquels il faut agir. Ceci permettra de perfectionner également votre approche et vos objectifs pour la session suivante.
Pour bien se préparer, quelques éléments de bases doivent être déterminés. Ils vous aideront à écourter le temps de planification et à optimiser votre atelier UX.
Afin de venir à bout d’un workshop UX en ligne réussi et efficace, assurez vous de retenir ces bonnes pratiques:
- Déterminer l’objectif de l’atelier UX : Il suffit de répondre à la question: Pourquoi avez-vous cette réunion ? S’il vous est difficile d’articuler clairement une réponse précise, demandez vous s’il est vraiment nécessaire d’avoir recours à un atelier UX. Si votre réponse est nette et précise, vous aurez avec succès déterminer le sujet de votre atelier UX à distance. N’hésitez pas d’en faire part à vos participants et modérateurs.
- Sélectionner judicieusement vos participants : Qui doit être présent et quel est le rôle (l’apport) de chacun ? Les réunions à distance peuvent échouer à être captivantes ou à donner les résultats escomptés si le nombre d’intervenants est trop élevé. Gare à se retrouver avec un trop grand nombre de collaborateurs qui s’ennuient car leur contribution n’est pas nécessaire à l’atelier. Faites en sorte que la présence de chacun soit active et justifiée. Cela vous épargnera également les soucis de lenteur du réseau ou les contretemps dû à l’apprentissage de la prise en main des outils. Moins d’encombrement du réseau et de gens à guider est synonyme de plus de pertinence et moins de latence.
Une façon de concentrer votre liste de participants est de penser en termes de questions et réponses. Quelles sont les questions auxquelles cette rencontre tentera de répondre ? Qui sont les bonnes personnes pour répondre à ces questions ?
- Mettre en place un processus : C’est le moment de préparer l’agenda de travail. L’atelier UX à distance n’est pas à durée indéterminée. Découper vos panels pour ressortir avec une conclusion (un résultat) à la fin de chaque. Ceci vous fera penser également à planifier les pauses nécessaires. Vous pouvez également planifier votre processus avec votre équipe. Les participants sont à même d’évoquer des points de blocages critiques ou à formuler des idées et des approches innovantes. Vous l’aurez compris, il est primordial de communiquer avec les différentes parties prenantes avant même votre atelier afin de bien préparer un brief de l’atelier, de son déroulé et de ses objectifs afin de le communiquer aux intervenants en les invitant.
- Délimiter les règles : Un atelier UX à distance n’est pas aussi facile à modérer qu’un atelier en présentiel, de part le manque de proximité. Pour cela, à vous de mettre en place, avec bienveillance, des règles de conduite pour le bon déroulement de votre session de travail. Par exemple, les participants doivent écrire leur nom en entier, éteindre leur micro quand ils n’ont pas la parole, activer leur caméra pour les premières minutes de l’atelier (durant les présentations), prendre des notes, etc.
- Communiquer de votre atelier en amont : Place aux devoirs ! Certains workshops UX nécessitent une préparation préalable de la part des participants ou des modérateurs/facilitateurs. Qu’est-ce qui serait utile de faire à l’avance ? Il peut s’agir de documents à lire à l’avance, de recherches à effectuer ou d’une mini session pour la prise en main des outils qui vont être utilisés. C’est en quelque sorte les « devoirs » à vous attribuer à vous et aux participants.
- Soigner l’invitation de participation : Il est important d’adresser une invitation bien détaillée à vos participants, modérateurs et facilitateurs. Ainsi, vous ne risquez pas omettre de mentionner l’objectif précis de votre atelier UX, la date et l’heure, ou de mentionner les participants. Assurez-vous également de bien mentionner les règles et de présenter l’agenda détaillé de votre atelier et des outils qui seront utilisés. Vous permettrez de la sorte de à tout le monde de bien se préparer au workshop, notamment s’il existe une préparation en amont à réaliser. N’hésitez surtout pas à demander la confirmation de participation de la part de chacun.
- Assurer le débriefing instantané : Comme pour toute réunion professionnelle, le débriefing est indispensable pour tout atelier UX à distance. Lorsque l’équipe de travail est dispersée, il est important de synthétiser les constatations et les résultats au fur et à mesure ou à la fin de l’atelier UX. De ce fait, le modérateur devra consacrer du temps à débriefer l’équipe évitant ainsi toute incompréhension. A la fin de la session, ce dernier se chargera de synthétiser un compte rendu, pour conserver une trace écrite des idées générées et des résultats atteints.
- Rester réceptif et flexible : Les ateliers UX à distance sont, qu’on le veuille ou pas, tributaires du réseau internet et du bon fonctionnement des outils. Il serait judicieux de prévoir quelques minutes supplémentaires par anticipation aux éventuels soucis de connectivité. Essayez également de préparer un plan B au cas où vous avez des bugs persistants avec vos outils de travail de prédilection.
Bien choisir ses outils : Les outils de la collaboration à distance ne se compte plus désormais. Pour votre atelier UX en ligne, vous aurez l’embarras du choix. Pour cela, faites en sorte de bien choisir l’outil qui conviendra aux activités planifiées mais aussi à vos participants. Il est judicieux de recourir à un outil de collaboration qu’ils maîtrisent (dans la mesure du possible) et dont l’efficacité est garantie devant la nature du workshop que vous envisagez.
Bien connaître ses outils : le fondement tout atelier UX réussi:
Un atelier UX, qu’il soit à distance ou pas, est une session de travail collaboratif qui vise à résoudre des problématiques, à faire émerger des idées ou à tout simplement progresser dans le projet de conception du produit/service.
A distance, vous pouvez réaliser des ateliers UX de découverte, des ateliers d’empathie et d’idéation, des ateliers de conceptions, des ateliers de tests, des ateliers de priorisation ou des ateliers de critique, etc.
Bien que certains ateliers UX soient plus facilement transposables et réalisables que d’autres, ils sont tous possibles à distance. Il suffit de miser sur des solutions technologiques adéquates pour faciliter la mise en place de votre atelier UX à distance. Ceci ne fera que faciliter la collaboration en remote et garantir une productivité optimale pour votre workshop.
Choisir les bons outils pour assurer son atelier UX à distance est une règle d’or. Voici quelques exemples d’outils qui pourront vous être utile, selon vos objectifs :
- Pour les ateliers de co-conception : Optez pour Miro, Mural ou Klaxoon pour tout ce qui est co-conception (élaboration de personas, UX mapping, hiérarchisation de l’information, brainstorming…). Ils vous délivrent des tableaux blancs interactifs et collaboratifs, vous fournissent des options intéressantes pour la co-création (post-it, surligner… )
- Pour les tests utilisateurs à distance : Si vous souhaitez effectuer des tests à distance et en autonomie, même sur maquette, Lookback, Loom, Maze, Testapic et UserTesting sont des outils à considérer.
- Pour les études utilisateurs : Choisissez plutôt Hotjar, Google Analytics, TypeForm, Mentimeter pour réaliser son étude utilisateurs. Vous pourrez également analyser et mieux comprendre le comportement de votre cible et même conduire des enquêtes sous forme de questionnaire (avec TypeForm ou Mentimeter).
- Pour le prototypage de maquette : Pour concevoir des interfaces de façon collaborative en temps réel ou pour partager rapidement des maquettes/prototypes Figma et Sketch sont les deux meilleurs outils à préconiser.
Les avantages d’un atelier UX à distance :
La préparation préalable, la classification et le choix des outils en valent amplement la peine ! En effet, les avantages d’un atelier UX à distance ne sont pas à négliger. En effet, en optant pour un atelier UX en remote, vous aurez la possibilité de :
- Minimiser les coûts : Tous les participants auront accès à l’atelier où qu’ils se trouvent. Dites alors adieu aux différentes charges pécuniaires liées au transport, à la location, la préparation et l’aménagement d’un espace de réunion, à l’achat de repas et même de matériel. Tous les participants garantissent leur propre confort et se servent de leurs propres outils.
- Se débarrasser de la logistique : Vous n’aurez plus à penser et à prévoir les billets de train ou d’avion, les snacks, les pauses déjeuner, ni même les différents outils de travail (post-it, feutres, tableaux, feuilles…) Tout est entièrement dématérialisé.
- Générer des données précieuses : Ceci est particulièrement véridique quand il s’agit des ateliers de test utilisateurs. Les participants sont dans un environnement familier et utilisent leur propre matériel. Rien de mieux pour récolter des données qualitatives.
Élargir sa gamme de participants : Fruit de la globalisation, la cible de tout projet s’élargit de jour en jour. Avec les ateliers UX à distance on oublie les limitations des distances géographiques, d’autant plus si la cible de votre client se trouve loin des locaux de votre entreprise.
Conclusion
Bien que les ateliers UX à distance peuvent nécessiter une planification pointue, ils peuvent s’avérer plus productifs que ceux réalisés en présentiel. Lorsqu’ils sont planifiés et effectués correctement, vous aurez des résultats pertinents et des données de qualités. Les réunions de travail UX à distance permettent à des intervenants de divers horizons de participer, depuis l’endroit où ils se sentent le plus à l’aise. Les ateliers collaboratifs d’idéation, de co-création et de conception de maquettes ne posent plus problèmes pour les équipes les plus dispersées grâce à des outils performants et interactifs.
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